3 mejores prácticas que maximizarán el valor de su en línea eventos

  Jonathan Greechan Colaborador Jonathan Greechan es cofundador del acelerador pre-semilla más grande del mundo, Founder Institute , ha realizado más de 100 seminarios web,

 

Jonathan Greechan
Colaborador

Jonathan Greechan es cofundador del acelerador pre-semilla más grande del mundo, Founder Institute , ha realizado más de 100 seminarios web, incluidos más de 100,000 asistentes en vivo, y es uno de los organizadores más activos de Meetup.

 

En todo el mundo, la pandemia COVID-19 está alterando los calendarios, junto con los presupuestos de viaje y los planes de marketing, al cancelar eventos que van desde deportes de grandes ligas hasta conferencias tecnológicas. Esto ha impactado las industrias de inicio y tecnología en todos los niveles; a principios de marzo, las pérdidas económicas por cancelaciones de eventos tecnológicos solo ascendieron a más de $ 1.100 millones .

 

En respuesta, muchas empresas han realizado eventos en línea. Las herramientas de teleconferencia se utilizan más que nunca, y Zoom registró 200 millones de usuarios diarios en marzo, frente a un récord de 10 millones. Las figuras y organizaciones empresariales pueden aprovechar estas herramientas en línea para minimizar el golpe del cierre mundial, llegar a su público objetivo y posicionarse como líderes de opinión, pero mover eventos en línea tiene sus propios problemas.

 

Cuantos más encuentros se generen, más probable es que el tuyo se pierda en un mar de opciones. También es significativamente más fácil para las personas “asistir” a un evento, e ignorarlo o salir temprano. Hay muchos estudios que demuestran que los usuarios de Internet tienen períodos de atención más cortos .

 

Por lo tanto, debe destacarse y mantener a la gente comprometida mientras habla con la gente a través de una pantalla a miles de kilómetros de distancia. Durante la última década, he realizado más de 100 seminarios web con más de 100,000 asistentes en vivo, y soy uno de los organizadores de Meetup más grandes del mundo. Mediante prueba y error, he desarrollado un conjunto de mejores prácticas que mantendrán a las personas involucradas en eventos en línea.

 

La transmisión de valor real por computadora es ciertamente más desafiante que cara a cara, pero seguir estos tres consejos lo ayudará a llegar allí.

 

1. Prepárese para todas las eventualidades

 

Todos sabemos cómo es una reunión organizada mal preparada: pantallas congeladas, videos en búfer y audio roto.

 

Lo más inteligente es crear una lista de verificación personalizada de todos los pasos que deberá seguir antes de cualquier evento virtual. Los elementos no humanos más importantes que debe verificar son: conexión a Internet, software (el programa que aloja la llamada y otras herramientas), hardware (micrófonos y cámara) y ayudas visuales.

 

Sabes lo que eso significa: verifica dos veces tu conexión a Internet, micrófonos y cámaras (si es posible, incluye los altavoces en tus llamadas de prueba). Evite internet compartido y nunca permita que los organizadores usen la misma red. Hay aplicaciones para probar la velocidad de Internet , que necesita estar por encima de 10 mbps de carga y 20mbps de descarga. A largo plazo, siempre considere gastar más en un mejor paquete de Internet. Despeje su escritorio antes de que comience la reunión.

 

Si está reubicando un evento en persona a una configuración virtual, tendrá que reconstruir completamente el programa: si bien un evento físico debería durar alrededor de dos horas, uno virtual no puede durar más de 1.25 horas (los descensos tienden a alcanzar su punto máximo después de 45-60 minutos). Normalmente, también querrá muchos oradores para mejorar las redes, pero en línea querrá un máximo de cuatro para reducir el riesgo de problemas técnicos y limitar la duración.

 

En términos de organizadores, designe un anfitrión del evento, solo uno, para coordinar la reunión y un productor del evento que mantendrá las cosas funcionando en segundo plano. Decidir la mejor manera para que se comuniquen durante la charla; Por lo general, confiamos en un documento de Google en vivo que el productor actualiza continuamente con preguntas seleccionadas de la audiencia. Significa que el host no se distrae con notificaciones de chat privadas. Un anfitrión confiable involucrará a la audiencia, protegerá el tiempo designado para preguntas y respuestas y mantendrá la conversación en movimiento.

 

Comunícate constantemente con tus altavoces de antemano, ya que es mucho más probable que cancelen en el último minuto para un evento virtual. Revise el contenido que usarán con días de anticipación; si ponen el esfuerzo antes de tiempo, probablemente no se presenten. Pídales que se unan a la reunión 30 minutos antes de que comience a solucionar cualquier problema (pídales que usen auriculares y pídales que reduzcan la cantidad de personas que usan su Wi-Fi si la conexión es inestable).

 

Para dar una presentación en Power Point, usted o el orador deben asegurarse de configurar su Presentación de diapositivas para que sea “Examinada por una persona (Ventana)”. De lo contrario, el mazo ocupará toda la pantalla del presentador y será muy desorientador.

 

2. Cree los tipos de contenido correctos para audiencias “en casa”

 

Asegurarte de que tienes contenido sólido no es lo mismo en Zoom que en persona.

 

Primero, asegúrese de que la discusión se sumerja directamente en el tema en cuestión y enganche a la audiencia de inmediato. Piense en su capacidad de atención como la de alguien que está probando una nueva serie de Netflix: si los asistentes sienten que el evento es lento o demasiado promocional, saldrán más rápido. Por lo tanto, mantenga las bienvenidas y las gracias cortas, dulces y abiertas con sus preguntas más estimulantes.

 

Adapta tu contenido a los tiempos y aborda las realidades que conmoverán la vida cotidiana de los participantes. Investigue eventos similares para que su ángulo se destaque de cualquier otra conferencia que esté ocurriendo al mismo tiempo.

 

Esto es especialmente importante ahora que todo está gravitando alrededor de COVID-19. ¿Qué es diferente en lo que su organización tiene que decir o en los oradores que ha alineado? ¿En qué es más probable que estén de acuerdo o, lo que es más importante, en desacuerdo? Un buen anfitrión ayudará a mantener vivos los debates y traerá esos puntos de vista opuestos mientras evita conflictos improductivos.

 

Otra nota relacionada con COVID-19: no seas insensible al momento. Estamos tratando de adaptarnos a través de un período de dificultades reales, no explotarlo para obtener ventaja.

 

Mantenga siempre su contenido en movimiento. Es más probable que los asistentes a la conferencia presten atención a las discusiones de 5-10 minutos que a los 50 minutos dedicados a un solo tema extendido. Y no querrán escuchar monólogos cuando haya varios oradores disponibles para proporcionar contraargumentos estimulantes. Nuevamente, este es el trabajo del anfitrión durante el evento.

 

Cuando sea posible, divida su presentación con ayudas visuales como gráficos e imágenes (pero evite la transmisión de contenido y videos). Nuestros cerebros pueden procesar imágenes 60,000 veces más rápido de lo que procesan texto. Los participantes también apreciarán poder quitar capturas de pantalla que resumen lo que escucharon para su uso posterior.

 

3. Incluir asistentes en el evento

 

Involucrar a las personas es más valioso que promocionar su empresa durante una conferencia en línea, especialmente en el clima actual. Los asistentes probablemente recibirán preguntas que deseen responder o problemas para los que necesitan una solución, en lugar del deseo de comprar un producto. Si puedes darles lo que necesitan, te recordarán.

 

Comience a involucrar a los participantes antes de que comience el evento pidiéndoles que envíen preguntas a los oradores o describan un desafío que enfrentan. Durante el evento, aliente a los invitados a hacer preguntas o contribuir al chat (pero trate de no limitar las interacciones al chat grupal, que todos saben que a menudo se ignora). Solicite las opiniones de los participantes cuando un orador presente una nueva idea y agradezca a las personas que sí participan. También puede hacer preguntas retóricas que, incluso si no conducen a una discusión bidireccional, mantendrán a las personas enfocadas.

 

Si puedes, y es apropiado, integrar herramientas que requieran el aporte de tus invitados, como encuestas instantáneas. Es posible que deba ponerles un temporizador para mantener a la gente aguda y curiosa.

 

Las plataformas de videoconferencia como Zoom y Skype le permiten grabar llamadas, incluido el video, y siempre debe hacerlo en eventos públicos para que luego pueda compartir la grabación en las redes sociales. Incluso si su evento tiene pocos asistentes en ese momento, su alcance puede ser mucho mayor con el tiempo.

 

Si puedes, siempre recibe comentarios de los asistentes después de un evento. Envíe correos electrónicos de seguimiento con enlaces a las presentaciones y las páginas web de los oradores, así como un calendario de sus próximos eventos.

 

En la era de la digitalización, tenemos la suerte de poder llegar a nuestro público y compañeros de trabajo a pesar de los bloqueos en todo el mundo. Pero la gente seguirá siendo selectiva sobre cómo pasan su tiempo. Su organización tiene que agregar algo valioso a la discusión, y haga lo que haga, asegúrese de tener una buena conexión Wi-Fi.


Jonathan Greechan
TC

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