Consejos y herramientas para crear el evento online perfecto

Se compiló una guía que incluye los fundamentos y las mejores prácticas que esperamos sean útiles para llevar a cabo un exitoso seminario en la web.

Audrey Langevin

Dado que todo el mundo trabaja desde casa y que todos los eventos se han cancelado, las empresas se ven cada vez más obligadas a convertir sus presentaciones cara a cara y sus talleres en sesiones en línea. Pero si nunca antes has creado un seminario web, ya seas una empresa, una startup o un trabajador independiente, ¿cómo puedes ajustarte para proporcionar un contenido que aún pueda atraer a tu audiencia remota?

Crea tu equipo

Para que su conferencia en línea funcione, debes elegir diferentes actores para asegurarte de que la sesión se desarrolle sin problemas.

El organizador, responsable de desarrollar el contenido del webinar, encontrar un ponente relevante y comprometerse con los participantes al principio y al final del webinar.

El presentador/experto, responsable de hacer la presentación, ocuparse de la solución de problemas, de la inscripción en el evento y de cualquier otra cosa relacionada con la presentación.

El asistente, para responder a las preguntas para las que el presentador o el organizador no tendrán tiempo, y ocuparse de cualquier cuestión técnica – un asistente es definitivamente necesario para las sesiones con grandes audiencias.

Elige tu formato

Existen diferentes formatos para los seminarios web y pueden depender del contenido de tu conferencia y de lo que quieras presentar a tu audiencia. Aquí están los formatos habituales para elegir para involucrar a tu comunidad:

El modo de orador único es bueno para una audiencia pequeña e implica que un orador se comunique con los asistentes quien presentará el contenido del seminario web y responderá a las preguntas de los asistentes directamente.

El modo de entrevista es muy atractivo, ya que implica que un orador actúe como entrevistador y haga una serie de preguntas al experto o expertos. Este tipo de webinar es un buen formato si se quiere animar a los asistentes a hacer preguntas.

De manera similar a un panel de debate, el webinar de panel cuenta con varios oradores que hablan sobre un tema específico, pero requiere un moderador para facilitar este tipo de debates, así como para asegurar que se respete el tiempo.

El modo de preguntas y respuestas se aproxima al formato de la entrevista, ya que permite al orador responder a las preguntas, pero esta vez, en lugar de provenir de un orador, las preguntas provienen de la audiencia. Es mejor recoger las preguntas con antelación para poder anticipar las respuestas y abordar la mayoría de ellas para evitar la repetición y la pérdida de tiempo. Importante: Las preguntas y respuestas pueden ser añadidas al final de cualquier formato de webinar.

Diseña tus diapositivas

Los materiales audiovisuales importan más que cualquier otra cosa para demostrar el contenido de un seminario web (“webinar”). Como resultado, las diapositivas demasiado densas de texto no serán eficientes, así que debes mantener tus diapositivas sucintas y al grano. Los webinars más exitosos se sienten como una reunión cara a cara y los oradores deben, por supuesto, utilizar sus cámaras (idealmente algo de mayor calidad que la cámara web de una computadora portátil), para añadir autenticidad y vida a la sesión.

Aquí hay algunos consejos esenciales a considerar antes de preparar las diapositivas de su webinar:

  • Introduce tu presentación en línea con una diapositiva resumen que incluya los puntos que se discutirán en el seminario web. Es una buena oportunidad para captar la atención de su público, así que hágala llamativa.
  • A continuación, agrega una sinopsis que muestre los temas que se tratarán en el seminario web.
  • Incluye una diapositiva de las herramientas y sitios web que se utilizarán en el proceso. Para mantener a su público interesado, es mejor utilizar las herramientas y los sitios web en tiempo real junto con el seminario web, paso a paso.

Encuentra un tema

Céntrate en lo que necesitas en este seminario web: gente. ¿Cómo consigues que la gente asista a tu sesión online? Comprometiéndolos. ¿Cómo los involucras? Seleccionando un tema único e interesante para tu webinar, porque si tu tema no interesa a tu audiencia, te costará que asistan.

La mayoría de los webinars duran una hora, así que la clave es seleccionar un tema muy específico y que ellos se sumerjan en él. Tu audiencia tiene que aprender algo nuevo de ti, así que tu papel es mantener tu discusión atractiva. Poner el tema en forma de pregunta puede ser un excelente comienzo para abrir la discusión y te hará sentir más seguro para llevar a cabo el seminario. Pregúntate siempre:

  1. ¿Cuáles son las preguntas que tus clientes (y por lo tanto la audiencia) suelen hacer y cómo puedes responderlas en un webinar?
  2. ¿De qué sería realmente atractivo para ti hablar?
  3. ¿Qué conocimientos valiosos podrías proporcionar en 40 o 60 minutos?

Mire el contenido previo relacionado – tuyo o no: entradas de blog, entradas de medios sociales, artículos… Evalúa las estadísticas de compromiso previas y encuentra la que recibió la mayor atención. Esta es una estrategia útil para entender los temas por los que tu audiencia muestra un alto interés. Una vez que tengas la respuesta y hayas seleccionado tu tema, puedes considerar proporcionar detalles y análisis en profundidad a tus asistentes para mantenerlos comprometidos.

Alternativamente, invítate a otros webinars: ¿qué webinars ya se están llevando a cabo en tu industria o en tu campo? El objetivo no es copiar a sus competidores, sino ver si puedes encontrar algún ángulo interesante que pueda ser útil para tu audiencia.

Seleccione su herramienta

Antes de elegir la herramienta adecuada para su webinar y conferencia online, es importante considerar estos tres puntos:

  • ¿Qué estás tratando de lograr con este webinar? Piensa en los objetivos de tu presentación. ¿Es un lanzamiento de producto? ¿Una promoción de negocios? ¿Te diriges a una gran audiencia? Si es así, necesitas una solución de webinar que te ayude a interactuar con un gran número de asistentes.
  • ¿Qué tan fácil de usar son la plataforma y su interfaz? Si eres un principiante, entonces la intuición es la clave para crear el webinar perfecto. Y como los webinars son sensibles al tiempo, es importante que adoptes una herramienta que aumente tu eficiencia en el tiempo. Si está planeando un seminario web en el formato de un solo orador, es conveniente que obtengas la herramienta más fácil posible para mostrar tu contenido a tu comunidad.
  • ¿Cuánto cuesta el software? Como no todas las plataformas son gratuitas, al considerar el costo, tenga en cuenta tu público objetivo. Dependiendo del tamaño de su público, puedes optar por un paquete empresarial. Sin embargo, si tu empresa es más pequeña, empieza con una prueba gratuita y decide más tarde si quieres suscribirte a una membresía premium.

Naturalmente, hay una amplia gama de herramientas fáciles de usar para crear y ejecutar sesiones en línea, así que tómese su tiempo para evaluar las opciones. Aquí hay una serie de plataformas para considerar y elegir para diseñar tu próximo seminario web:

Fundado en 2011, Zoom ayuda a las empresas y organizaciones a reunir a sus equipos en un entorno sin fricciones para hacer más cosas. Es una plataforma en la nube fácil y fiable que se adapta a cualquier necesidad de vídeo, teléfono, intercambio de contenidos y chat que se ejecuta a través de dispositivos móviles, ordenadores de sobremesa, teléfonos y sistemas de habitaciones.

GoToWebinar es una sencilla herramienta de autoservicio para seminarios web que permite organizar eventos online a gran escala. Gracias a HDFaces, puedes compartir tu cámara web con un solo clic, lo que añade una nueva dimensión a cualquier presentación.

Con más de 20 años de experiencia en servicios de video en línea y productividad, WebEx es una herramienta de videoconferencia sin complicaciones que funciona sin problemas, hace que la gente sienta que usted está en la sala con ellos, permite construir relaciones más sólidas y puede elevar su marca. WebEx te permite llegar a cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento, y aumentar el alcance de tu negocio al tiempo que reduce los gastos de oficina y de viaje.

Creada en París en 2016, Livestorm es una herramienta de webinar que funciona al 100% en cualquier navegador y, además de los requisitos básicos de webinar, proporciona herramientas avanzadas de análisis posterior al seminario, capacidades de segmentación de la audiencia, un sistema de gestión de clientes potenciales e integraciones nativas con CRM y herramientas de marketing.

EverWebinar es una solución completamente automatizada que te ayuda a manejar todo tu marketing de webinar en vivo y en directo en un solo lugar. Puedes importar un evento pasado en vivo y EverWebinar en un evento siempre verde, rastrear tus estadísticas, acceder a chats y videos, todo en un solo lugar conveniente.

Desde Polonia, ClickMeeting es una plataforma basada en un navegador para alojar seminarios web y sesiones de formación. La plataforma funciona en cualquier navegador y está disponible en todos los dispositivos y sistemas operativos. No requiere la instalación de software, y la interfaz de usuario ofrece todas las herramientas necesarias para que los seminarios web sean atractivos para los asistentes y rentables para los organizadores. También permite personalizar el contenido y los elementos del seminario web para crear una experiencia de marca personalizada.

Desarrollado en 2011, BigMarker es una solución muy eficaz en el alojamiento, el marketing y la automatización de los webinars. Las empresas, organizaciones y universidades utilizan BigMarker para alojar presentaciones, capacitaciones y eventos en línea altamente personalizados en vivo, a pedido y automatizados, creando conversaciones significativas y relaciones más sólidas con los prospectos, clientes y otras partes interesadas importantes. BigMarker también proporciona integraciones, API, análisis y servicios de marca blanca que permiten a las empresas integrar potentes experiencias de vídeo interactivo en sus pilas de marketing, ventas y aprendizaje.

Encuentra un espacio tranquilo

La realización de un webinar comienza por tener el equipo y el espacio adecuados para garantizar una experiencia perfecta para tus asistentes.

Preferiblemente, y para asegurarse de que su seminario web se desarrolle sin problemas para ti y tu audiencia, necesitarás estar en un lugar tranquilo para llevar a cabo tu seminario web. Ya sea en una sala de reuniones o en cualquier otro lugar libre de ruidos e interrupciones, selecciona el lugar que te hará sentir seguro y con un aspecto profesional.

No olvides traer también el equipo adecuado, como teléfonos fijos y micrófonos con auriculares, para sentirte lo más libre posible durante la presentación. En general, anticipa, revisa y vuelve a revisar todos tus dispositivos antes de la reunión en línea. Como respaldo, en caso de que algo salga mal, es muy recomendable traer una computadora portátil completamente cargada, con todos los datos necesarios copiados y almacenados en ella.

Promociona tu webinar

Según un informe de GoToWebinar, los martes son los mejores días para promocionar tu webinar. Así que cuando tengas el contenido listo, necesitas comunicarte y promover tu webinar para que la mayor cantidad de gente posible lo conozca. Para maximizar la asistencia a tu webinar, es crucial que lo difundas de antemano. Para ello, utilice estos sencillos consejos:

  • Crea una landing page que presente el tema del seminario web, los ponentes, la fecha, la hora y añade una llamada a la acción para que la gente se inscriba para asistir al evento.
  • Diseña un banner o coloca publicidad en tu sitio web para que los visitantes conozcan el próximo evento.
  • Utiliza el poder de los medios sociales para hacer correr la voz sobre tu evento en línea: incluso puedes crear un hashtag original para amplificar tu evento, que te beneficiará en el momento del evento, ya que lo utilizarás para interactuar con los asistentes.
  • Programa y envía múltiples recordatorios con una cuenta atrás para tu evento.
  • El día de su seminario web, asegúrate de enviar correos electrónicos incluyendo la URL directa a su seminario web.

El tiempo lo es todo

Obviamente, no todos los miembros de su audiencia serán del mismo lugar y el seminario web debe ser programado a una hora y fecha que permita el máximo número de asistentes. Toma en cuenta la diferencia horaria (herramientas como World Time Buddy o The Time Zone Converter son útiles). De acuerdo con investigaciones realizadas por especialistas en marketing, los mejores días para realizar los webinars son los martes y miércoles, entre las 10:00 y las 11:00 (GMT).

Práctica, práctica, práctica

Antes del webinar, ensaya tu presentación, ya sea cara a cara o en línea. Prueba todo el software, el equipo y los dispositivos para asegurarte de que funcionan correctamente, y comprueba lo siguiente:

  • Asegúrate de que todos están familiarizados con el software y el contenido.
  • Actualiza y finaliza tus diapositivas para evitar estresantes cambios de última hora.
  • Elige una herramienta de comunicación para mantenerte en contacto con tu equipo.
  • Despacha las tareas que deben ser monitoreadas durante el seminario web como encuestas, preguntas y respuestas, charlas grupales, etc.
  • Revisa la inscripción final en base a detalles como los nombres de los asistentes, sus industrias, etc.
  • Recuerde hacer un seguimiento

Es un error fatal pasar por alto el seguimiento, ya que puedes estar perdiendo oportunidades de comprometerte más con tu audiencia.

Una vez terminado el seminario web, envía un correo electrónico a los participantes: tu mensaje debe ser de agradecimiento e incluir una encuesta para recoger sus opiniones y calificar su experiencia, así como un llamamiento a la acción para futuros seminarios web. Recoger esta retroalimentación es ideal para hacer ajustes en su próximo webinar. También puedes enviarles una grabación de tu webinar por separado, especialmente a aquellos que no pudieron asistir.

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