Hoy tengo un regalo para ti. Cal Newport, de Study Hacks, va a compartir algunas de sus ideas sobre productividad. Cal también es autor de Cómo convertirse en un estudiante sobresaliente y Cómo ganar en la universidad. Actualmente cursa un doctorado en el MIT.
El pasado agosto publiqué un ensayo en mi blog, Study Hacks, titulado: La productividad está sobrevalorada. La idea básica: los sistemas de productividad, como Getting Things Done, reducen el estrés y te ayudan a controlar tus obligaciones; sin embargo, no te convierten en una persona realizada. De hecho, me atrevería a decir que el hecho de conseguir logros no tiene casi ninguna relación con ser productivo.
La productividad está sobrevalorada
Es decir, ambas cosas no tienen por qué ir juntas. De hecho, como autor, he pasado los últimos cinco años investigando y entrevistando a jóvenes excepcionalmente realizados, y estimaría que la mayoría de ellos son terriblemente desorganizados. La minoría que sí tenía buenos hábitos de productividad estaba ciertamente menos estresada. Pero esto desempeñaba un papel poco importante a la hora de predecir su éxito final.
Lo que hace diferente la gente realizada
Según mi experiencia, el rasgo más común que observarás sistemáticamente en las personas realizadas es una obsesión por terminar. Una vez que un proyecto cae en su horizonte, ansían, casi compulsivamente, terminarlo. Si son organizadas, esto puede ocurrir en trozos programados. Si no son “como muchos”, puede que se pasen la noche en vela. Pero lo consiguen. Rápido y con constancia.
Es este flujo constante de acabados el que empieza, con el tiempo, a desbloquear oportunidades cada vez más interesantes y, finalmente, conduce a sus grandes resultados.
Si eres productivo sin albergar este intenso deseo de terminar, acabarás simplemente estando ocupado. Todos conocemos esa sensación. Trabajas todo el día con tu lista de tareas pendientes. Todo está organizado. Todo está programado. Aun así, pasan los meses sin que consigas realizar ningún proyecto importante.
En este post, quiero presentarte un sistema sencillo, basado en mi observación de las personas con grandes logros, que te ayudará a cultivar tu propia obsesión por completar.
Introducción a la planificación centrada en la finalización
Con la metodología tradicional de estilo GTD, durante cada día, miras tu contexto actual y tus listas de próximas acciones y eliges qué hacer a continuación. En este caso, es fácil caer en un bucle infinito de tareas en el que realizas constantemente pequeñas acciones de tus listas de próximas acciones, pero avanzas poco hacia la finalización de los grandes proyectos. Esto es lo que yo llamo la Paradoja de Zenón de la Productividad. Dame cualquier proyecto, y puedo llenar días con pequeñas tareas fáciles y divertidas sobre el proyecto sin terminarlo nunca.
Ésta es la realidad: Los verdaderos logros requieren empujes realmente duros. Los sistemas de productividad estilo GTD, “una tarea independiente cada vez”, facilitan evitar estos empujones haciendo en su lugar un montón de pequeñas cosas fáciles.
La planificación centrada en la finalización rectifica este problema. Te vuelve a centrar en la finalización de proyectos “no de tareas” como principio organizador central de cada día. Funciona como sigue:
Configuración: Construye una página de proyecto
Utilizando un documento de una sola página en tu procesador de textos favorito, haz lo siguiente:
Haz una Lista de Proyectos Activos
Haz una lista de 6 a 12 de los proyectos más importantes de tu vida. Tira de los tres ámbitos relevantes: profesional (p. ej., relacionado con la escuela o el trabajo); personal (p. ej., el hogar, la familia, la forma física); y extra (p. ej., grandes proyectos como escribir un blog, escribir un libro, fundar un club).
Etiqueta cada proyecto con un criterio de finalización
Citando a David Allen, para terminar un proyecto debes “saber qué aspecto tiene lo hecho” Junto a cada proyecto escribe una descripción concisa de qué acción debe realizarse para que el proyecto esté terminado. (Cuando hagas esto, te darás cuenta de lo fácil que te resultaba antes pensar en los proyectos con un estilo mucho más ambiguo e imposible de completar).
Etiqueta la mitad inferior de la página como “en espera”.
Aquí es donde puedes anotar los nuevos proyectos que entren en tu vida mientras trabajas en los proyectos activos. Pueden almacenarse aquí hasta que completes la tanda actual.
Ejemplo: Mi página de proyecto actual
Abajo está la página de mi proyecto actual, recién empezado, el 12 de octubre. Perdona las arrugas, la llevo en el bolsillo todo el día:
Utilizar el sistema: El control diario
Cada mañana, mira tu página de proyectos y pregúntate: “¿Cuál es el mayor progreso que puedo hacer hoy para completar esta lista?” Tu mayor objetivo debe ser completar los proyectos. Si ves una forma de hacerlo (aunque requiera un gran esfuerzo, tal vez trabajar hasta tarde) ve a por ello. Si no puedes terminar ninguno, piensa en la única cosa que podrías hacer que te acercaría más a este objetivo en los próximos días. ¡Acumula una obsesión por acabar esta lista!
Al mismo tiempo, por supuesto, debes seguir haciendo referencia a tu sistema de productividad actual. Aparte de tus proyectos, probablemente tengas otras tareas más mundanas que hacer. Tu objetivo aquí es avanzar lo máximo posible en tus proyectos a pesar de las otras responsabilidades que tienes cada día.
Finalizar: Descansar y Recargar
No empieces nuevos proyectos hasta que hayas terminado los proyectos de tu página de proyecto actual. Si repoblas dinámicamente esta lista, es probable que dejes en barbecho indefinidamente los proyectos menos divertidos. Si se te ocurren nuevas ideas de proyectos antes de terminar los proyectos activos actuales, simplemente anótalas en tu bolígrafo de retención.
Esfuérzate al máximo para terminar tus proyectos lo antes posible. Una vez terminados, tómate un descanso. Durante al menos una semana. Intenta hacer un mínimo de trabajo durante este tiempo. Recárgate. Luego, cuando estés preparado, crea una nueva página de proyecto y vuelve a empezar.
Por qué funciona
El ritmo de flujo de trabajo que requiere la planificación centrada en la finalización es lo más cerca que puedo estar de describir cómo suelen abordar su trabajo las personas realmente realizadas. Este enfoque no tiene el mismo atractivo de piloto automático y sin esfuerzo que un flujo de trabajo puro al estilo GTD. Pero, por desgracia, los logros no son bonitos. Si quieres dejar huella, tienes que aprender a ir detrás de las cosas con un celo furioso. Este sistema te ayudará a desarrollar ese rasgo. Lo demás vendrá por añadidura.
