Eventos virtuales y por qué nunca volveré

Hace una semana, pasé un viernes por la noche bastante nerviosa de que nuestra segunda conferencia The Information WTF, virtual, por supuesto, fracasara. Sí, tuvimos

Hace una semana, pasé un viernes por la noche bastante nerviosa de que nuestra segunda conferencia The Information WTF, virtual, por supuesto, fracasara. Sí, tuvimos una gran alineación. ¿Pero nuestros casi 500 asistentes querrían ver sus computadoras durante dos días seguidos? ¿Cómo irían las entrevistas? ¿Pagaría la gente $ 1,000 por un boleto sin comida? ¿Sin cócteles?

Bueno, un día después de concluir el evento de este año, se ha levantado un peso. Y me veo obligado a compartir lo que he aprendido, porque, sinceramente, no creo que volvamos nunca a la forma en que fueron los eventos.

No me malinterpretes. Harás las maletas y volverás a asistir a uno o dos despilfarros. Es bueno ver a la gente en persona. Como dijo un orador al concluir nuestra sesión: “¡Siento que deberíamos dirigirnos a una hora feliz ahora!” Después del evento, tomé una cerveza para tomar una copa en solitario frente a mi configuración virtual. Pero estaba tan cansado que me derrumbé antes de que pudiera abrirlo. El agotamiento total es un factor común en la organización de eventos tanto virtuales como presenciales.

Pero yo, por mi parte, nunca más quiero ejecutar un evento sin un componente virtual importante, y de hecho creo que los eventos totalmente virtuales llegaron para quedarse.

A modo de comparación, la conferencia WTF del año pasado tuvo lugar en Nueva York con menos de 200 personas apretujadas en un lugar en Times Square.

Este año, durante dos días, atraemos a más del doble de oradores y más del doble de asistentes. Desde el punto de vista comercial, también ganamos más dinero: mayores ingresos y costos mucho más bajos.

En el frente del altavoz, los ejecutivos se ofrecieron como voluntarios para hablar porque podían hacerlo desde la comodidad de sus hogares, instalados en una iluminación profesional. Y las conversaciones en sí fueron más reveladoras porque en muchos casos los oradores se sintieron más a gusto.

Los asistentes se involucraron mucho más, haciendo más preguntas a través del chat y asistiendo a más grupos de trabajo, a los que podían aparecer sin tener que navegar entre salas de grupos remotas. Atrás quedaron aquellas personas que acaparan el micrófono durante las preguntas y respuestas. Jessica Toonkel, mi coanfitriona, y yo podríamos elegir y enmarcar las preguntas del chat, donde los oradores también conversaron durante las sesiones.

Quizás una de las mayores ventajas fue en realidad lo que temía que se vería comprometido más: las redes.

Si bien los asistentes no pudieron acercarse sigilosamente a alguien en el almuerzo buffet, el software que usamos, Hoppin, les permitió tener una charla rápida con un colega al azar durante las pausas para establecer contactos. También podrían invitar a cualquier otro asistente a un chat de video. El temporizador de cinco minutos trajo un enfoque productivo a esas conversaciones. Y siempre puedes hacer un seguimiento para pedir más tiempo después.

Existen algunos inconvenientes, por supuesto.

Los eventos virtuales son mucho trabajo. Lo comparo con la programación de un canal de televisión (algo que nunca he hecho).

Para cambiar sin problemas entre las vistas de la cámara, grabamos previamente la mayoría de las sesiones y luego cambiamos a las preguntas y respuestas en vivo de los asistentes. Eso significaba programar la mayoría de los oradores dos veces. Agregar representantes de relaciones públicas y asistentes a la mezcla lo convirtió en una hazaña logística increíble.

Cada minuto está programado, y debes estar atento a las imágenes que tienes en la pantalla en todo momento, especialmente porque no quieres que la gente se aburra. Programamos algunos carretes chisporroteantes, y también presentamos un gran contenido de nuestros patrocinadores: Intuit, Goldman Sachs, el Consulado General de Canadá en San Francisco, Roku y Tenfore Holdings. Hablando de patrocinadores, fue mucho más fácil para nosotros crear clientes potenciales para nuestros socios virtualmente que en persona.

Confesaré que microgestioné la música que sonaba durante los descansos. Simplemente sentí que querrías que se ejecutara tanto como fuera posible durante los descansos para que la gente recordara que estaba ocurriendo un evento y no se dejara llevar por su correo electrónico.

Debido a que muchas de las sesiones fueron grabadas, los oradores no pudieron resistir la tentación de solicitar ediciones o reediciones. No concedí ninguna de la media docena de solicitudes porque nunca permitimos que ninguna fuente editara sus entrevistas después del hecho. Pero pasé mucho tiempo respondiendo a estas solicitudes.

Puede perder un poco de puntualidad si hace las entrevistas con anticipación. No tuve la oportunidad de preguntarle a Laurene Powell Jobs sobre el ataque de Twitter del presidente Donald Trump contra ella, que ocurrió después de la grabación pero antes de que saliéramos al aire. Pero su entrevista , en la que criticó al presidente por la supresión de votantes, resultó ser oportuna y, espero, informativa.

Net-net, este formato fue muy especial y es algo que quiero repetir. También ofreció un recordatorio de que nunca deberíamos estar demasiado comprometidos en lo que respecta a los negocios (y supongo que también otras cosas). Los medios de comunicación tendemos a seguirnos en cobertura y en estrategias comerciales. Pero mi experiencia con la WTF de este año sugiere que nuestro público está ahí para algo nuevo, y tal vez lo anhela.


Jessica E. Lessin
Via The Information

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