Los ejecutivos de la tecnología están obsesionados con las aplicaciones para tomar notas. Las probamos

0 Shares
0
0
0

Los inversionistas están recién enamorados de las aplicaciones para tomar notas, financiando startups como Notion Labs, Coda y Roam Research a altas valoraciones. Algunos de los recientes rumores provienen de una legión de superusuarios de tecnología y finanzas. Afirman que estas aplicaciones las están haciendo más creativos y productivos, cualidades que pueden escasear durante las largas jornadas de trabajo a distancia.

Sin embargo, cambiar a una nueva aplicación de organización requiere tiempo y esfuerzo. Como periodistas que tomamos muchas notas y a menudo las organizamos al azar, hemos probado muchas de estas herramientas a lo largo de los años. Por lo general, ofrecen una mejora respecto a los cuadernos de los periodistas etiquetados con notas adhesivas, pero pocos resisten un uso duradero. Algunos sufren de características demasiado complejas, otros se sienten aislados, y otros no parecen valer el precio.

A continuación, damos nuestra opinión sobre la nueva generación de aplicaciones para tomar notas (Bear, Roam, Coda y Notion), además de una aplicación más antigua (Evernote) y las alternativas gratuitas asociadas a los sistemas de Apple, Google y Microsoft. ¿Tienes alguna preferencia?

El Takeaway

Los periodistas de The Information revisan las nuevas aplicaciones para tomar notas que incluyen Bear, Roam y Notion, así como algunas más antiguas que prometen hacernos más organizados y más productivos.

Image title

 

Bear

Lo que es: Una aplicación para tomar notas disponible en iPhone, Mac y iPad.

Precio: Gratis o 1,49 dólares al mes para Bear Pro, que te permite sincronizar tus notas entre dispositivos, acceder a los temas y exportar más fácilmente tus notas a otros formatos.

Cómo funciona: Bear utiliza un sistema de etiquetado en línea para organizar tus notas y encontrar rápidamente los documentos relevantes. Puedes vincular fácilmente una nota a otra, transferir notas a una nueva etiqueta (por ejemplo, a menudo muevo proyectos de Activo a Hecho) y crear un número aparentemente interminable de subetiquetas. Puedes crear nuevas etiquetas en segundos escribiendo un símbolo de numeración, y puedes agregar subpestañas (y subpestañas para tus subpestañas) con la tecla de barra invertida. Para escribir esta reseña, abrí la aplicación Bear y comencé a escribir. Después de escribir las primeras oraciones, escribí #active/drafts para agregar la nota a una subcarpeta de borradores activos.

La aplicación es hermosa. Bear se jacta de tener una tipografía bien diseñada y diferentes temas que se adaptan a sus preferencias. Soy un usuario obsesivo del modo oscuro y disfruto particularmente de la forma en que se ve la versión de Bear. Admite imágenes en línea y la mayoría de las funciones de edición que encontrarías en Google Docs, pero sin todo el desorden.

Comencé a usar Bear hace un año y medio para organizar mejor un proyecto particularmente importante y me enamoré rápidamente del producto. Es una de las pocas aplicaciones que pago, y la uso para casi todo en mi vida. Listas de tareas, borradores de correo electrónico, pistas interesantes, entradas de diario… lo que sea, está en Bear.

Pros:

– Genial para la organización

– Muy estético

– Cifrado disponible

Contras:

– Disponible sólo para los dispositivos de Apple

– No hay funcionalidad en mesa

– Opciones de personalización limitadas

Si pudiera cambiar una cosa: Añadir una función de historial de versiones, a la Google Docs.-Paris Martineau


Image title

 

OneNote

Lo que es: Una aplicación para tomar notas digitales de Microsoft, el abuelo del software de productividad, que lanzó OneNote hace casi dos décadas.

Precio: Gratis.

Cómo funciona: Mientras que mucha gente en Silicon Valley se estremece al pensar en usar Word y otras aplicaciones de Microsoft, OneNote es una opción popular para tomar notas para los ejércitos de trabajadores corporativos y otros que ya usan el paquete de software de la compañía, Office 365. Mi hija, cuya escuela secundaria ha estandarizado el uso de Office para el aprendizaje a distancia, pasa la mayor parte de sus horas de vigilia durante los días de semana dentro de OneNote, usándolo para tomar notas, enviar tareas y colaborar con otros estudiantes.

Gran parte del atractivo de OneNote es cómo permite a los usuarios organizar documentos relacionados en un equivalente digital de los cuadernos, que pueden dividirse en secciones separadas. Cada página de una sección tiene un espacio de trabajo abierto que puede expandirse vertical y horizontalmente a medida que se agrega texto, fotos, grabaciones de audio y dibujos a la página. Por ejemplo, usando OneNote en mi iPhone, creé fácilmente una página para un proyecto de renovación del patio trasero, que contiene notas de mi conversación con un contratista paisajista y fotos del espacio, en el que garabateé un muro de contención.

OneNote es especialmente popular entre los usuarios de la línea de equipos Surface de Microsoft, que permite a la gente dibujar y esbozar en sus pantallas con estilos. Aunque la interfaz de OneNote será familiar para los usuarios de las aplicaciones de Office de Microsoft, sigue siendo innecesariamente compleja.

Pros:

– Gratis

– Aplicaciones para Mac, PC, Android e iOS

– Es fácil añadir grabaciones de audio, fotos

Contras:

– Interfaz confusa en la aplicación de escritorio

– Los tecnológicos modernos se burlarán de ti por usar una aplicación de Microsoft…

Si pudiera cambiar una cosa: Menos elementos del menú harían la aplicación más fácil de navegar. -Nick Wingfield


Image title

 

Notion

Lo que es: Aplicación de toma de notas y gestión de proyectos con versiones en línea, de escritorio y para teléfonos inteligentes (iOS y Android).

Precio: Gratis para páginas ilimitadas, sincronización entre dispositivos y acceso compartido para cinco invitados, o 4 dólares al mes para el historial de versiones y subida de archivos ilimitada e invitados.

Cómo funciona: El logo de Notion se ve como un bloque de construcción por una razón: La aplicación para tomar notas te permite construir documentos añadiendo bloques de contenido, que pueden ser prácticamente cualquier cosa: texto simple, notas con viñetas, minitablas en forma de hoja de cálculo, calendarios, galerías de imágenes e incluso líneas de código incrustadas. Para añadir un nuevo bloque, escribe una barra invertida, haz clic en el icono más o pulsa la tecla de retorno para obtener un menú desplegable de opciones.

Lo que Notion ofrece en abundancia de ingenio, lo paga con una falta de simplicidad. Cuando usé Notion para hacer un informe, lo único que quería era escribir texto simple, indentar líneas de texto para añadir detalles a mis notas y pensamientos y, como un detalle, añadir una lista de tareas para asegurarme de que estaba al día con las sugerencias de mi editor. Sin embargo, cada vez que presionaba “return”, creaba un nuevo bloque con un conjunto específico de dimensiones. A veces quería seguir añadiendo nuevas líneas dentro del mismo bloque para mantener mis notas condensadas. Pude superar esta limitación añadiendo puntos de viñetas en los bloques siguientes.

Aunque me encanta su interfaz limpia, me gustaría que al menos una versión de Notion, ya sea en línea, en el escritorio o en el smartphone, mostrara una página de inicio de documentos, con una imagen instantánea de las diferentes carpetas y su contenido, como se puede ver en la vista de galería de Google Drive y Apple Notes.

La noción se asemeja a un elegante planificador físico: Tiene un diseño elegante, pero con tantas características intrincadas que lleva un tiempo aprender a usarlo. Sospecho que seguiré recopilando mis notas de reporte en Notion, pero también seguiré usando Google Docs para la redacción real porque estoy muy acostumbrado a sus capacidades de compartir documentos.

Pros:

– La versión gratuita funciona muy bien

– Una interfaz limpia y elegante

– Listas de tareas fáciles de integrar en las notas

Contras:

– Las dimensiones de la página son un poco confusas

– No hay un tablero principal de carpetas y documentos en la versión web; todo se sienta en una barra lateral

– Lleva algún tiempo aprender a sacar el máximo provecho de los bloques, su rasgo distintivo

Si pudiera cambiar una cosa: Presionar la tecla de retorno no crearía automáticamente un nuevo bloque de texto. -Ross Matican


Image title

 

Coda

Lo que es: Una aplicación para crear y colaborar en documentos tales como notas de reuniones, hojas de cálculo y proyectos de varios pasos en el lugar de trabajo, disponible en versiones de escritorio y móvil.

Precio: Gratis para las personas que crean documentos, sin importar con cuántas personas compartan esos documentos o permitan que los editen. Para los equipos que quieren documentos con características más avanzadas, el plan más económico de Coda cobra 10 dólares por creador de documentos al mes.

Cómo funciona: Coda parece querer ser todo para todos. ¿Necesitas crear un mapa de ruta del proyecto o una línea de tiempo? ¿Permitir que los miembros del equipo envíen preguntas para una reunión y voten sobre qué preguntas les gustaría que el gerente las abordara primero? ¿Rastrear automáticamente el estado de los paquetes de Fedex o UPS en una pantalla? ¿Planificar los objetos y resultados clave de su equipo? Coda tiene un documento para eso, además de docenas de otras tareas.

Como resultado, Coda puede resultar abrumadora para algunos principiantes, y su amplitud de opciones para crear y personalizar documentos se adapta mejor al uso de escritorio que al móvil. Pero todas las opciones de personalización elevan a Coda a un nivel superior al de Google Docs para escribir artículos o tomar notas, y es más flexible que Asana a la hora de gestionar un proyecto. También puedes establecer automatizaciones que activen una actualización sobre un documento, como cuando un proyecto administrado en un Coda doc se marca como completado, y enviarlo como un correo electrónico o Slack a las personas relevantes.

El objetivo de Coda, en otras palabras, es permitir que un individuo o equipo haga un conjunto de documentos para gestionar su trabajo exactamente como ellos quieren.

Pros:

– Los documentos pueden obtener información en tiempo real, como el estado de la entrega del paquete, de la web

– Puedes poner un temporizador en un médico para ayudarte a mantenerte concentrado

– Diversas plantillas para crear diferentes tipos de documentos

Contras:

– Puede ser intimidante para los principiantes

– Un aspecto poco elegante comparado con otras aplicaciones de productividad que hacen menos cosas

Si pudiera cambiar una cosa: Ofrecer una versión más limpia y sencilla de la aplicación para cosas básicas como tomar notas. -Amir Efrati


Image title

 

 

Notas de Apple

Lo que es: Aplicación para tomar notas y hacer listas en iOS y macOS.

Precio: Gratis.

Cómo funciona: Utilizo Apple Notes principalmente por el factor de conveniencia. Cuando estoy atendiendo una llamada y preocupado por otras cosas, Notes es muy sencillo. Sólo hay que hacer un clic para iniciar la aplicación y otro para crear una nueva nota.

La aplicación tiene un sistema de carpetas para mantener las notas organizadas. Pero para ser honesto, Notes es mi lugar para ser desordenado y desorganizado, y como resultado, termino recurriendo a la funcionalidad de búsqueda en lugar de a las carpetas. Y la búsqueda dentro de Notes es buena! Es rápida y siempre parece que sale a la superficie lo que estoy buscando. También se sincroniza con los dispositivos de escritorio y móviles a través de iCloud para que todas mis notas estén en un solo lugar. La sincronización también es bastante instantánea.

En el trabajo, utilizo la aplicación sobre todo para tomar notas durante las entrevistas telefónicas y escribir ideas o tareas aleatorias que quiero completar en un día determinado. Notes tiene una bonita opción de checklist, y puedes compartir notas individuales con otros usuarios de Apple y darles privilegios de edición. Esto hace que Notes sea especialmente útil en mi vida personal, así como para cosas como las listas de compras compartidas.

Una configuración era confusa para mí inicialmente: De forma predeterminada, Notes ordena las notas según la fecha de la última edición y no según la fecha de creación. Pero eso es una simple corrección de la configuración. En general, Apple Notes se siente ligero y rápido, y me gusta escribir en su editor de texto. Sin embargo, para los textos más largos, sigo trabajando en Google Docs.

Pros:

– Gratis

– Proceso rápido para iniciar una nueva nota

– Fácil de compartir listas editables con otros

Contras:

– Limitado a los usuarios de Apple

– El editor de texto no es atractivo para la escritura de formas más largas

– Las características de la colaboración no son robustas

Si pudiera cambiar una cosa: desearía que la barra de herramientas hiciera más fácil cambiar las opciones de formato, como el tamaño de las fuentes. -Nick Bastone

Image title

 

Roam

Lo que es: Una aplicación web destinada a “artistas de élite en el trabajo de conocimiento”, dice el cofundador y CEO Conor White-Sullivan. Se lanzó el otoño pasado y actualmente no ofrece una aplicación móvil que la acompañe, lo cual es un gran inconveniente para los que toman notas sobre la marcha.

Precio: 165 dólares al año o 15 dólares al mes.

Cómo funciona: Roam es más inteligente que las herramientas para tomar notas como Google Docs y OneNote, o incluso que las relativamente nuevas como Notion. Se marca a sí mismo como “una herramienta de toma de notas para el pensamiento en red”. Usando la vinculación bidireccional, que permite la vinculación de las notas entre sí, los usuarios pueden identificar más fácilmente las relaciones y tendencias en sus notas.

El Graph Overview del producto, que ofrece una visión de alto nivel de las notas de un usuario y de la forma en que están conectadas, también es útil para organizar los pensamientos y establecer prioridades. “Es una estructura que se adapta mejor al cerebro de cada uno que los archivos y carpetas y los documentos de Word”, dijo White-Sullivan a The Information.

¿La trampa? Hay una curva de aprendizaje pronunciada. Antes de acostumbrarse realmente a la aplicación web y sus características, muchos usuarios han dicho que hay que usarla durante semanas, tal vez meses. Por ahora, es más adecuado para tomar notas en forma individual en lugar de colaborar. Tiene un pequeño número de usuarios, y el equipo de 11 personas aún está trabajando en los primeros pasos.

Pros:

– El aspecto gráfico da una visión global de las notas

– Cifrado disponible

– Enlace bidireccional

Contras:

– Caro

– Una curva de aprendizaje pronunciada

– No hay aplicación para móvil

Si pudiera cambiar una cosa: añadiría opciones de personalización. Actualmente no hay ninguna. Kate Clark


Image title

 

Evernote

Lo que es: Una de las primeras aplicaciones de organización basadas en la nube para sincronizar la información entre dispositivos y navegadores con un modelo freemium. Disponible en iPhones, Android, Macs, PCs y los principales navegadores.

Precio: Acceso gratuito a través de dos dispositivos con limitaciones como un máximo de 60MB al mes en las subidas. Para acceder a las aplicaciones en un número ilimitado de dispositivos y utilizar funciones como trabajar sin conexión, reenviar correos electrónicos a tu cuenta Evernote y realizar búsquedas de palabras clave en PDF, $7.99 al mes. Un nivel empresarial cuesta unos 15 dólares al mes. Los descuentos pueden reducir estos costos.

Cómo funciona: Evernote está configurado como una estantería digital, organizada en torno a notas archivadas en cuadernos, que se pueden agrupar en pilas. También puedes etiquetar una nota y buscar por etiquetas (por ejemplo, todas las notas que contienen la etiqueta “contactos”) así como por palabras clave.

La última vez que lo usé activamente en 2018, una atracción clave fue la capacidad de agrupar fácilmente la información de los informes en un solo lugar, como el texto y los contactos de los correos electrónicos, los PDF de los informes de investigación, las notas que escribía directamente en Evernote y la información que encontraba en la web. Me gustaba especialmente poder reenviar un correo electrónico a mi cuenta Evernote, con una etiqueta y una designación de cuaderno, para agrupar mensajes sobre un determinado tema con notas y otros informes.

Con el reciente alboroto en torno a las aplicaciones para tomar notas, he vuelto a jugar con Evernote y he descubierto que me resulta cómodamente familiar, aunque aún quedan algunos inconvenientes. Si bien el costo de la prima es relativamente bajo (los descuentos pueden reducir el precio de la prima a menos de 5 dólares al mes), puede tener menos sentido para un usuario corporativo cuya empresa ya está pagando por aplicaciones similares de Microsoft o de la Suite G de Google. Para colaborar en un espacio compartido, tú y tus asociados tienen que comprar el nivel empresarial.

Además, durante un tiempo los usuarios se quejaron de que la empresa no se molestaba en mantener su producto funcionando bien y actualizado. La compañía ha intentado solucionar los errores y está lanzando una nueva aplicación de iOS. Los estudiantes graduados en particular parecen confiar en ella.

Pros:

– Fácil de configurar y entender la lógica

– Con la versión premium, envía un correo electrónico a tu cuenta Evernote para guardar el mensaje en un cuaderno

– La función de cortapapeles permite copiar toda o parte de una página web a un cuaderno

Contras:

– Las funciones básicas no son tan diferentes de las de los productos gratuitos como Google

– La forma más eficiente de descubrir cómo utilizar ciertas características es a menudo hacer una búsqueda en la web

Si pudiera cambiar una cosa: Mejores características de colaboración a un precio más bajo. -Laura Mandaro


Image title

 

Google Keep

Lo que es: Una aplicación para iOS y Android.

Precio: Gratis.

Cómo funciona: Esta es una aplicación muy simple para tomar notas. La uso para hacer listas de la compra, anotar rápidamente el número de teléfono o la dirección de alguien, y hacer listas de cualquier otra cosa. Es fácil de usar: Haz clic en el signo más en la esquina para abrir una nueva nota. Tengo notas importantes guardadas en él que puedo encontrar fácilmente con una búsqueda.

Al abrirla, se ven las notas antiguas, dispuestas en una columna simple o doble. También puedes almacenar una foto. Mejor aún, al hacer clic en el icono de un bolígrafo aparece una página en blanco, y puedo usar un dedo para tomar notas escritas a mano. Puedo enviar fácilmente cualquiera de estos elementos por correo electrónico, texto u otra plataforma de mensajería.

Google Keep es fácil de usar. No se rezaga y se sincroniza con otros dispositivos, incluyendo mi Apple MacBook. Entre las funciones adicionales se incluye un ajuste de recordatorio y la posibilidad de grabar audio mientras transcribe las palabras.

Es fácil de copiar y de pegar, y un botón te permite copiar elementos en Google Docs. Keep también se integra con Google Maps. Puedes configurar un recordatorio y añadir una dirección en lugar de una hora, y la próxima vez que estés en la dirección, aparecerá ese recordatorio. Esto es ideal para las listas de supermercados (aunque cuántas personas saben la dirección exacta de su supermercado es una buena pregunta). Aún así, si quieres asegurarte de que no se te olvide esa especie la próxima vez que vayas al mercado, esta es una forma de hacerlo.

También puedes colaborar usando Google Keep. Tiene un botón que te permite escribir la dirección de correo electrónico de alguien para una nota, y le enviará un correo electrónico a esa persona y le permitirá editar la nota en Google Keep.

Es muy fácil insertar tablas, audio o fotos y encontrar notas a través de una búsqueda.

Pros:

– Muy fácil de usar

– La integración del mapa es excelente

– La función de audio con transcripción automática es un regalo del cielo

Contras:

– No parece estar ampliamente integrado con software que no sea de Google

Si pudiera cambiar una cosa: añadir la integración con Gmail para permitir la copia automática de los correos electrónicos. -Martin Peers


The Information Staff
Via The Information

You May Also Like