Pros
- UI moderna y fácil de utilizar
- Altamente personalizable
- Ofrece automatizaciones en la aplicación
- Incluye plantillas muy útiles
Contras
- Sus planes de precio son un poco confusos
- 14 días de prueba me parece un poco corto
Table of Contents
Monday.com, antes conocido como dapulse, es una aplicación de colaboración en línea. Los equipos la usan para organizar y hacer un seguimiento de su trabajo.
¿Es una aplicación de gestión de proyectos? Estrictamente hablando, no, pero puedo ver por qué alguien podría llamarlo así (más adelante). En realidad, es más bien una colección de hojas de cálculo altamente personalizadas en las que todos los miembros de un equipo registran las tareas que necesitan completar y las actualizan con informes de estado y otra información relevante. De esta manera, cada miembro del equipo puede ver todas las tareas activas y su progreso, facilitando el paso del trabajo de una persona a otra o el salto rápido si alguien no está disponible de repente.
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Monday.com tiene una interfaz moderna y atractiva, y es bastante fácil de usar. Si estás familiarizado con las aplicaciones de gestión de trabajo, Monday.com puede recordarte a Airtable o Asana. Airtable y Monday.com incluso se parecen en muchos aspectos.
Precios y Planes de Monday.com
Puedes probar Monday.com gratis durante 14 días, sin necesidad de ingresar tu tarjeta de crédito. Después de eso, tienes que pagar por una cuenta. Tendrás que mirar la detalladamente la rúbrica de precios para saber exactamente cuánto, ya que los precios se basan en el número de personas del equipo, el nivel de servicio y la duración del compromiso.
Monday.com no cobra por persona. En su lugar, tiene precios para grupos hasta un cierto número. Por ejemplo, un equipo de hasta cinco personas comienza con $49 por mes. Un equipo de hasta 20 personas comienza en $199 por mes. Si tienes 16 personas en tu equipo, debes pagar por un plan de hasta 20 personas. Si tienes 60 personas en tu equipo, debes pagar por un plan de hasta 100 personas. Cuanto más se acerque el tamaño de tu equipo al límite, más razonables serán las tarifas.
Más allá de calcular el tamaño del equipo, hay cuatro niveles de servicio para elegir: Básico, Estándar, Pro y Enterprise.
El básico comienza en 49 dólares al mes para cinco personas e incluye 5 GB de almacenamiento, un número ilimitado de tableros y soporte 24/7. El plan Basic tiene varias limitaciones. No tiene líneas de tiempo, vistas de calendario, vistas de mapa, búsqueda avanzada, seguimiento del tiempo u otras características que Monday.com considera avanzadas. Por ejemplo, en este plan no admite integraciones.
El estándar comienza en $59 por mes para cinco personas. Aumenta el espacio de almacenamiento a 50 GB. Puedes invitar a invitados externos a unirse a tu junta. Con el estándar, obtienes la línea de tiempo, calendario y vistas del mapa que faltan en el plan básico. Este nivel incluye la búsqueda avanzada, pero no el seguimiento del tiempo. El plan Estándar permite integraciones, pero sólo se permiten 250 acciones entre dos aplicaciones integradas por mes. El plan Estándar también añade la posibilidad de configurar automatizaciones, que también están limitadas a 250 acciones por mes.
Pro comienza en $99 por mes para cinco personas. El almacenamiento es ilimitado y obtendrá todas las funciones excepto algunas que están reservadas para los clientes de Enterprise (como el inicio de sesión único, el cumplimiento de la HIPAA y los registros de auditoría). La asignación para integraciones y automatizaciones llega hasta 25.000 acciones por mes.
Las cuentas Enterprise utilizan precios personalizados e incluyen todas las funciones.
Para cualquiera de los planes de Monday.com y para cualquier cantidad de personas, puedes elegir pagar mensualmente, anualmente o por dos años seguidos, con mayores descuentos para compromisos más largos.
¿Qué es Monday.com?
Monday.com parece haber evolucionado a partir de excel. Así como mencione en alguna ocasión es como tener Excel con esteroides. Imagina las hojas de Google en las manos de un diseñador extraordinariamente capaz. Puedes acceder a Monday.com como una aplicación web o en un dispositivo móvil (iOS/Android).
La configuración inicial es una simple cuadrícula. Tú eliges lo que va en ella. Lo que serían hojas se llaman tablas aquí, y puedes tener más de una a la vista en cualquier momento. Monday.com también comparte similitudes con las aplicaciones de Kanban, y de hecho hay una vista de la pizarra de Kanban que puedes usar, pero no nos adelantemos.
Cada fila contiene típicamente una tarea o lo que sea que quieras rastrear. Las columnas indican diferentes atributos de esa tarea, como la fecha límite o quién está asignado a hacerla. Define las columnas como quieras y decide qué selecciones están disponibles para cada columna.
Por ejemplo, podrías tener columnas dedicadas a diferentes estados de terminación. Digamos que la tarea es cumplir con un pedido en línea. La primera columna podría indicar si se ha recibido el pago. ¿Se debe, está pendiente o se ha pagado? La persona encargada de controlar los pagos podría actualizar esta celda. La siguiente columna podría indicar si los artículos han sido preparados para su envío. Una persona del departamento de cumplimiento podría actualizar esa celda. Tal vez la columna siguiente indique si se ha impreso una etiqueta de envío. El resultado es que todas las personas responsables de llevar a cabo una venta desde el pago hasta el envío pueden colaborar en la actualización de la hoja y el seguimiento del proceso.
Empezar a usar Monday.com
Antes de configurar tu primera tabla en Monday.com, debes ir a tu página de perfil, abrir la sección de notificaciones y decidir qué tipo de actualizaciones quieres recibir por correo electrónico. Monday.com te inscribe en todo por defecto, una terrible molestia para mí. ¿Por qué las empresas no preguntan simplemente qué notificaciones nos gustaría recibir como parte del proceso de registro? Especialmente con los productos de la categoría de productividad, no tiene sentido bombardear a los nuevos usuarios con correos electrónicos sobre cada acción de una nueva cuenta. Por favor.
Parte del proceso de registro implica invitar a otras personas a unirse a ti. Una vez hecho esto, puedes centrarte en la creación de foros.
Puedes crear foros desde cero o usar las plantillas de Monday.com. Las plantillas ayudan. Me gustaría animar a los nuevos usuarios a que las exploren, no sólo para encontrar las que puedan usar, sino también para que se den cuenta de las muchas maneras en que pueden usar Monday.com.
Todo lo relacionado con los tableros de Monday.com es personalizable, ya sea que hagas uno o empieces desde una plantilla. Usted decide cuántas columnas usar, qué significa cada columna, qué opciones están disponibles para las celdas dentro de las columnas, e incluso qué color asociar con las diferentes opciones.
La configuración toma tiempo así como el ensayo y el error. En ese sentido, Monday.com es muy similar a Asana, Trello y Airtable. Todas esas aplicaciones son tan personalizables que no hay una forma correcta o incorrecta de usarlas. Puede llevar semanas o meses averiguar qué es lo que quieres rastrear y la mejor manera de representar el flujo de trabajo de tu equipo.
Aunque perfeccionar sus procesos puede requerir paciencia, aprender a usar Monday.com no lleva ningún tiempo. La aplicación es bastante intuitiva, así como ingeniosa y sensible. Las acciones rara vez requieren más de uno o dos clics. Puedes arrastrar y soltar elementos para reorganizarlos en la página. Las herramientas de comentario y discusión son tan intuitivas aquí como en los medios sociales.
Puedes organizar tus tableros en carpetas. También puedes administrar qué tableros se comparten con clientes externos, cuáles son visibles para todos los miembros del equipo y cuáles son privados sólo para ti.
Características notables
Una vez que empieces a utilizar el Software, querrás explorar las diferentes vistas que puedes añadir a tus tableros. La vista predeterminada como la de una hoja de cálculo se llama Tabla. Puedes añadir una vista de Calendario para las tablas que incluyen fechas. La vista Mapa es buena para los tableros que incluyen una ubicación física. También hay vistas para la tabla de Kanban, la tabla y la línea de tiempo. El equipo de Monday.com detesta los gráficos de Gantt, pero la vista de la línea de tiempo es esencialmente una versión ligera de eso. Llámalo como quieras, el efecto es el mismo. Ves las tareas como barras de llave que se extienden a través de las fechas en las que el trabajo será hecho. Sin embargo, no es un verdadero gráfico de Gantt, porque no hay dependencias.
Puedes discutir el trabajo con tus compañeros de equipo en un panel de conversación adjunto a cualquier fila. Dentro del panel hay unas cuantas pestañas. En la primera, puedes escribir y publicar una actualización, aunque basada en el diseño de esta sección, es más adecuada para la conversación, ya que permite que te gusten los comentarios de alguien, que respondas a ellos y que uses los símbolos @ para llamar la atención de alguien. La siguiente pestaña se llama Cuadro de información, y es donde “añades una nota, añades archivos o añades preguntas y respuestas”. Estoy un poco confundido en cuanto a por qué tiene que haber tantas áreas discretas para hacer esencialmente lo mismo: discutir la tarea o el trabajo. La tercera y última pestaña muestra un registro de actividad, donde se ve un historial de acciones para esa tarea o fila en cuestión.
De todas las características de Monday.com, las integraciones y automatizaciones son quizás las más significativas.
Con un nivel de servicio soportado, puedes conectar tu cuenta de Monday.com con otras aplicaciones que tu equipo utilice. Al momento de escribir este artículo, 36 aplicaciones son soportadas, incluyendo Slack, Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, Zendesk, Stripe, Toggl, BitBucket, Gmail, Google Calendar, y Mailchimp. Las integraciones con otras aplicaciones te permiten mover información entre ellas automáticamente. Por ejemplo, puedes sincronizar todas las fechas de un tablón en particular con tu Google Calendar. Cuando añades una nueva fecha al foro, ésta aparece automáticamente en tu Google Calendar. Las integraciones pueden ahorrarle a tu equipo de tiempo al eliminar la necesidad de copiar datos de un lugar a otro.
Las automatizaciones también le ahorran tiempo a tu equipo. Si alguna vez has jugado con productos inteligentes para el hogar o has usado IFTTT, Zapier o los atajos de Apple, puede que estés familiarizado con las automatizaciones. Esencialmente, una automatización es una declaración de “si esto, entonces esto” (If this, then that) que es de donde IFTTT obtiene su nombre. “Si son las 6 p.m., entonces atenúa las luces de la sala de estar”. “Si alguien marca una tarea completa en mi tablero de productos de Monday.com, entonces envía a mi gerente un correo electrónico.”
Monday.com tiene una lista de automatizaciones ya configuradas. Puedes elegir cuáles quieres habilitar y luego personalizarlas para que coincidan con los detalles de tu trabajo. Por ejemplo, una de las automatizaciones dice: “Cada período de tiempo crea un elemento”. Cuando eliges esta automatización, puedes decidir qué período de tiempo y qué artículo. Podrías terminar con “Cada viernes, crea una tarea llamada Registrar tus horas”. Puedes usar las Automatizaciones para notificaciones, cambios de estado, tareas recurrentes, o incluso para mover una tarea de un tablero a otro. “Cuando una tarea en el Tablero A está marcada como Completa, entonces muévela al Tablero B.”
Gestión del trabajo vs. Gestión de proyectos
Tal vez el mayor obstáculo para Monday.com, y otras aplicaciones como esta, es averiguar cómo clasificarlo. Es importante hacer una clara distinción entre las aplicaciones de gestión de proyectos y otros tipos de herramientas de gestión de trabajo y aplicaciones para la colaboración en equipo. Las distinciones no siempre son muy claras, y puede haber superposición. En cualquier caso, Monday.com cae en la zona gris de las aplicaciones de gestión de trabajo, no de gestión de proyectos
Entonces, ¿por qué Monday.com no es una aplicación de gestión de proyectos? En el sentido más estricto, el software de gestión de proyectos está diseñado para la gestión de proyectos. Un proyecto tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y un entregable. Construir una casa es un proyecto. Lanzar un sitio web es un proyecto. Los proyectos son diferentes del trabajo en curso. Ejemplos de trabajo en curso incluyen la corrección de errores, escribir entradas de blog, dirigir un equipo de marketing, responder a los correos electrónicos de ayuda. Hay otros tipos de trabajo, también, que no son continuos y no son proyectos. La contratación de un nuevo empleado es un ejemplo. ¿Podrías argumentar que se trata de un proyecto? Tal vez, si consideras que el “entregable” es el empleado. Dicho esto, contratar en general y mantener una empresa con personal es un trabajo continuo.
El software de gestión de proyectos puede gestionar proyectos grandes y complejos, como el envío de una nave espacial tripulada a la luna y de vuelta. Las aplicaciones de gestión de trabajo, mientras tanto, son buenas para visualizar la imagen diaria del trabajo y malas para crear un plan detallado para un proyecto que podría tomar una década o más.
Cuando te inscribes en una herramienta como Monday.com, es importante tener claras las expectativas de lo que puede y no puede hacer. Si estás en el mercado para una aplicación de gestión de trabajo, es una buena elección. Si necesitas una aplicación de gestión de proyectos, es mejor que busques aplicaciones que encajen perfectamente en esa categoría. Algunas de las mejores, basadas en nuestras pruebas y revisiones son Zoho Projects, Teamwork Projects y LiquidPlanner.
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En Conclusion
Monday.com ayuda increíblemente a los equipos a gestionar sus tareas y flujos de trabajo. Aunado a una interfaz atractiva y un alto nivel de personalización la convierte en la herramienta perfecta para las empresas que buscan dar el siguiente paso.
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¡Quiero escucharte! Coméntame ¿Qué opinas acerca de Monday.com? ¿Actualmente has utilizado alguna solución distinta de CRM? Estaré leyendo tus comentarios.
Artículo apoyado en análisis de PCMag
