Mickaël Cabrol y Hubert Reynier
Siempre tenemos buenas intenciones de estar al tanto de las cosas: un nuevo comienzo después del tiempo libre, un nuevo calendario, y una promesa de poner nuestro negocio en orden. Pero las buenas intenciones se van por el desagüe rápidamente cuando hay asuntos urgentes en juego como llamar a los clientes, almorzar con un socio, reunirse con un periodista, tener una reunión con los inversores, estar aquí y allá, básicamente estar en todas partes a la vez. A diferencia de un traje de X-Man, el atuendo del CEO debe ser adaptable para casi cualquier cosa, y tener una gestión del tiempo impecable. Si estar en todas partes a la vez no es tu estilo, recuerda que la gestión de tu tiempo lleva un tiempo para dominarlo, pero el tiempo y la energía invertidos en ser organizado nunca se pierden. Aquí tienes 5 consejos clave para ayudarte a gestionar todo.
Calendario, teléfono y correos electrónicos: tiempo para organizarse
Administrar tu calendario requiere tiempo, pero si sacrificas una hora al principio de cada mes y 20 minutos cada lunes para administrarlo, tendrás un buen comienzo. Es una buena inversión de tiempo. Para mayor claridad, separa tus tareas urgentes de las franjas horarias más abiertas. Céntrate en tus tareas importantes o urgentes y decide cuáles pueden esperar un poco más. La única excepción es que nunca puedes retrasar una fecha límite preacordada.
Asegúrate de separar tu calendario “corporativo” a largo plazo de tu calendario semanal. Su calendario corporativo debe reflejar su rol directivo, lo que significa definir y ejecutar su estrategia de negocios (idealmente, planifica desde septiembre hasta diciembre del año siguiente).
La gestión de los correos electrónicos y las llamadas telefónicas puede llevar mucho tiempo. Establece un par de reglas y apégate a ellas para una rutina eficiente de gestión del tiempo. No revise sus correos electrónicos más de cuatro veces al día (9:00, 11:30, 3:00 y 6:00) y limita el número de correos electrónicos que envías no respondiendo al montón de correos electrónicos recibidos automáticamente, en su lugar, reserva un tiempo específico para las respuestas. Siempre es bueno asegurarte de que tu bandeja de entrada esté vacía al final de cada día, usando la herramienta de archivo para los correos electrónicos que no pudiste responder ese día.
Por último, intenta dejar mensajes de voz o de texto en lugar de tener una charla telefónica completa. Filtra tus llamadas en orden de importancia. Para ayudar a hacer esto es importante registrar tantos contactos en su agenda como sea posible.
Reuniones: tiempo que se puede ahorrar
No es un secreto que tener reuniones por el bien de tener reuniones es una de las mayores formas de perder el tiempo en los negocios. De acuerdo con un estudio realizado por OpinonWay en abril de 2017, los empleados pasan alrededor de 4,5 horas a la semana en reuniones, ¡y puedes duplicar ese número por el tiempo que se dedica a planificarlas! Sólo el 52% de estas reuniones se consideran productivas. ¡Pero puedes cambiar eso para ser mejor en la gestión del tiempo!
Para empezar, limita la duración de todas tus reuniones a 45 minutos. Prefiere las llamadas en conferencia y fija una duración máxima. Sé estricto con tu horario. Una cita o reunión debe comenzar y terminar a tiempo.
Tres puntos esenciales más: apague el móvil para dar ejemplo; pide siempre un orden del día muy claro (no tiene sentido celebrar una reunión sin un objetivo definido o un plan de acción); por último, fomenta las presentaciones concisas como los mapas mentales y limita el número de diapositivas en las presentaciones.
Relaciones con los empleados: tiempo para interactuar juntos
Las relaciones con tu equipo son esenciales para administrar eficazmente tu tiempo. Piensa con agilidad y haz que tus empleados sean conscientes de sus responsabilidades. Céntrate en la retroalimentación y la repetición en lugar del tradicional efecto cascada. Delega tus tareas tanto como sea posible y siempre dáselas a personas en las que confíes en lugar de hacerlas tú mismo.
Mantén la puerta cerrada, asegurándote de que los demás sepan que siempre está abierta en caso de que haya un problema. Utiliza la técnica de la gestión de pasear por tu negocio para ver quién está ahí y trabajando. Es una buena manera de comprometerse con sus empleados y crear un vínculo. Además, puedes aprender sobre cosas más pequeñas que están sucediendo y se pueden tomar pequeñas decisiones durante este tiempo.
En general, valora a tus empleados. Conoce sus fortalezas y te ayudarán a ser más eficiente en el tiempo.
Relaciones fuera de la empresa: tiempo dedicado con moderación
Los viajes de negocios y las reuniones fuera de la oficina consumen mucho tiempo y honestamente estar presente IRL no siempre es necesario. Cuando puedas, delega estas tareas y “sacrifica” un poco tu presencia. Para aquellos que necesitan absolutamente verte, ofrece educadamente videoconferencias, esto dará un impulso a tu gestión del tiempo. La calidad y el aspecto de ahorro de tiempo de estas son inmejorables.
Aplica el principio de recibir a los invitados en lugar de visitarlos y evita almuerzos o cenas que duren más de dos horas. También deberías tratar de limitar los almuerzos de negocios, sugiriendo en su lugar desayunos cuando haya un caso real de negocios – y si no lo hay, aprende a decir no (y gracias).
Mantén cualquier charla sobre planes o iniciativas futuras que no estén listas todavía lo más corto posible. No estás ahí para “producir” o “compensar”, así que no trates de ser un experto, más bien posicionate como el que toma las decisiones. Aceptando que no conoces algunos de los detalles técnicos.
Días festivos y el equilibrio entre la vida laboral y la vida privada: tiempo para ti mismo
Esperamos que estos consejos te ayuden a manejar mejor el equilibrio entre tu vida profesional y personal, idealmente liberándote para pasar (un poco) menos tiempo trabajando. Tu compromiso no debería impedir que te tomes regularmente vacaciones para recargar las pilas.
La posibilidad de desconectarse o trabajar a distancia no es sólo para sus empleados, tú también puedes hacerlo. No darás un mal ejemplo si te tomas medio día para trabajar a distancia cada semana! De hecho, es una buena manera de dar un paso atrás y de ponerse al día con las cosas en sus propios términos.
Finalmente, mantente en forma y haz ejercicio, aunque sea para despejar tu mente. Lee un libro. Ve a una exposición, mira una película, ve a un amigo, recoge a tus hijos de la escuela. Duerme una siesta (si no tienes que recoger a tus hijos después de la escuela…). Tomar un descanso. Respirar. Tómate tu tiempo. Trabajarás mejor.
