Cómo los emprendedores deciden qué reuniones tomar y cuáles descartar

Para ser eficiente con el tiempo, Joe Procopio comparte su sabiduría para ayudarte a evitar la pérdida de tiempo por cafés inútiles e identificar las verdaderas oportunidades en las reuniones.
How entrepreneurs decide which meetings to take and which to ditch
How entrepreneurs decide which meetings to take and which to ditch

Joe Procopio

Todavía tengo demasiadas reuniones. Incluso después de 20 años en el negocio de ser un emprendedor, termino reservando al menos una reunión inútil al mes. Probablemente no voy a cambiar mis costumbres porque estoy en un punto de mi carrera en el que mi radar está probablemente tan afinado como va a estar, y perder una hora aquí o allá no es gran cosa.

Que ese sea mi primer punto: Ser un emprendedor no es una vocación enfocada en el láser. Ni mucho menos. Conozco personalmente a algunos emprendedores exitosos que nunca tienen tiempo para nadie. No te conviertas en eso, es una forma de vida difícil.

Al mismo tiempo, la gran mayoría de los emprendedores se ahogan en reuniones, llamadas telefónicas, eventos, seminarios web e intercambios inútiles de medios sociales. Tampoco hay razón para vivir así. Así que les voy a dar una guía para estas maniobras:

  • Superar la sensación de que cada encuentro casual podría ser una oportunidad
  • Decidir donde se debe pasar su precioso tiempo
  • Rechazar educadamente una reunión sin quemar ningún puente

Porque definitivamente hay un equilibrio entre ahogarse en las reuniones y ser un Scrooge de las reuniones.

You are spending your time

“¿Me das 30 minutos de tu tiempo?” es una pregunta común, pero 30 minutos aquí o una hora allá rápidamente se suman a un montón de tiempo perdido. Sin embargo, rara vez preguntamos qué recibimos por nuestro tiempo perdido antes de gastarlo.

Ayuda vs. negocio vs. curiosidad

Lo primero que tienes que hacer es categorizar la solicitud de reunión, incluso si la solicitud viene de ti. Esto es el equivalente a calcular lo que obtienes por tus gastos. Una vez que lo sepas, puedes decidir si quieres pasar tiempo o no.

Hay básicamente tres tipos de reuniones:

  • Ayuda: Un lado necesita algo del otro
  • Negocios: Hay un beneficio mutuo para ambas partes
  • Curiosidad: Hay interés en uno o ambos lados para aprender más sobre el otro

Cualquier otra razón para reunirse es una pérdida de tiempo, por cínico que suene. Me redimiré recordándote que antes dije que no me importa perder un poco de tiempo de vez en cuando. Y siempre tengo tiempo para mis amigos.

Fuera del trabajo y los amigos, todas mis reuniones se deslizan en las categorías de ayuda o curiosidad. En el trabajo, la mayoría de mis reuniones externas entran en la categoría de negocios, pero recibo más que unas cuantas solicitudes de curiosidad e incluso un par de solicitudes de ayuda para reuniones.

No es tan difícil de categorizar, pero puede resultar incómodo.

El señuelo y el cambio

Me cuesta decir que no a la gente, especialmente cuando necesitan ayuda. Estoy de acuerdo con eso. Pero me llevó un tiempo darme cuenta de que algunas de esas personas no podían ser ayudadas por mí. Peor aún, algunas personas no querían mi ayuda, querían algo más, como mi dinero, mis conexiones o mi apoyo.

En el trabajo, el señuelo externo y el cambio es constante. La reunión de negocios o de curiosidad es el señuelo, pero lo que realmente está detrás es algo que quieren de mí sin tener en cuenta lo que necesito. En otras palabras, es unilateral, pero por supuesto, no van a decir eso. Así que pregunto.

El análisis de correo electrónico es tu amigo

No quiero perder nunca una oportunidad. No quiero ser cínico nunca. Y me gusta ayudar. Pero no quiero que nunca me provoquen y me cambien. Así que utilizo una táctica de selección de correo electrónico.

Para cualquier reunión que clasifiques como negocio, envía primero un correo electrónico y pregunta si tienen alguna pregunta directa que quieran responder y pregunta cómo creen que puedes ayudarles. Esto hará algunas cosas:

  • Obviamente te ayudará a prepararte para una mejor reunión de negocios
  • Si se trata de una reunión de curiosidad, dirán que no quieren nada (depende de ti creerles o no)
  • Si se trata de una reunión de ayuda, puedes determinar si puedes ayudar o no
    Mostrará si han pasado algún tiempo pensando en por qué necesitan una reunión con usted.
  • Si todo lo anterior es falso, tienes la oportunidad de responder a sus preguntas, empujarlas en otra dirección (más apropiada), o declinar educadamente con una razón válida

Lo contrario también es cierto. Si no puedes hacer preguntas directas a la persona con la que quieres reunirte y si no puedes enmarcar una pregunta objetiva de lo que quieres de la reunión con esa persona, probablemente no necesites solicitar esa reunión.

Un par de notas complementarias:

  • Nunca me he dado cuenta de una oportunidad que comenzó con “No puedo ponerlo en un correo electrónico – teléfono o cara a cara es mejor”. No soy un espía
  • “Sólo quiero abrirte la mente” significa que hay un argumento de venta involucrado…
  • Los grandes empresarios no están por encima de la carnada y el cambio. Podría decir algunos nombres de gente que me ha pedido de repente una llamada telefónica, y me lancé a ello, y fueron como 90 minutos de mierda…

Prioriza la hora de tu reunión

Aquí tienes una guía rápida para pasar tu tiempo de reunión externa sabiamente:

Clientes y prospectos

Quieres reunirte con todos ellos, por supuesto, así que trata de averiguar quién está pescando y quién es serio antes de tomar la reunión. A pesar de la sabiduría convencional, a los clientes les gustan las preguntas. De hecho, pueden incluso apreciar el hecho de que estés tratando de determinar si te necesitan o no sin la suerte de una llamada de ventas.

Los empleados y el talento

Si alguien quiere trabajar para ti, quieres tomar esa reunión. Pero intenta esto de vez en cuando: Di que no, y luego mira si vuelven. Mucha gente querrá trabajar desesperadamente en tu startup hasta que echen un vistazo detrás de la cortina. No dejes que esa primera mirada sea su primer día de trabajo.

Socios y vendedores

Ten cuidado. La mayoría de las solicitudes de reuniones de socios potenciales que recibo empiezan acaloradas hasta que aparece algo más brillante. Y todos los vendedores tienen cuotas de ventas. Asegúrate de saber exactamente lo que necesitas de un vendedor antes de tomar una reunión.

Las empresas de capital de riesgo y otras fuentes de financiación

Estas son siempre reuniones emocionantes para tomar hasta que llegues allí. Entonces pueden ser una tonelada de charla sin avance. Así que déjame decir esto: O estás recaudando dinero o no lo estás haciendo. Si lo estás, toma todas las reuniones que puedas. Si no lo haces, deja esas reuniones hasta que empieces un ciclo de recaudación de fondos a tiempo completo.

Eventos y seminarios web

Echemos esto en la mezcla de la reunión también. Elige un evento o webinar al mes que quieras hacer. Verdad: La mayoría de los eventos y webinars no son para los asistentes, son para los organizadores y patrocinadores. Dale una oportunidad a cada evento y seminario, no tengas miedo de abandonar y no vuelvas a algo que no te haya dado valor la primera vez.

Amigos

Muchas de mis reuniones externas en estos días son excusas para tomar café o cerveza con mis amigos de la industria. Estas “reuniones” siempre tienen valor, pero asegúrate de mantener un equilibrio.

Cómo decir no

Hay un montón de formas de decir no sin parecer un asno. Todas ellas implican la verdad, y nunca hay una buena razón para ser descortés. Aquí hay algunas de esas maneras:

  • Usando la pauta de correo electrónico que he diseñado, ofrece lo que puedas por correo electrónico a tu ritmo y en tu tiempo
  • Usando lo que aprendes en la pantalla del correo electrónico, declara educadamente lo que entra y sale de tu dominio de experiencia o el orden de prioridades
  • Agradéceles, hazles saber que no estás interesado, no te expliques, deséales lo mejor.
  • Si la petición deja claro que sólo eras un nombre en una larga lista de correos electrónicos enviados ese día, sólo bórralo y sigue adelante. No te pongas insolente

Cuando intentas construir algo más grande que tú mismo, tu tiempo es realmente precioso. En un mundo ideal, podemos asomarnos por cada esquina y levantar cada piedra, pero al final del día, cada minuto que tenemos tiene que ser gastado trabajando en la misión. Mientras estés seguro de que una reunión se ajusta a tu misión, entonces, por supuesto, tómala.

Este artículo fue publicado originalmente en Medium por Joe Procopio

Joe Procopio es un emprendedor con múltiples salidas y fracasos. Actualmente es el Director de Producto de Spiffy, una empresa emergente que se centra en el cuidado y mantenimiento de vehículos a demanda. En 2015, vendió Automated Insights a Vista Equity Partners. En 2013, vendió ExitEvent a Capitol Broadcasting. Antes de eso, construyó Intrepid Media, la primera red social para escritores. 

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