Una introducción a la planificación estratégica
La planificación estratégica es el proceso de documentar y establecer una dirección de su pequeña empresa, evaluando tanto dónde está como adónde va. El plan estratégico le da un lugar para registrar tu misión, visión y valores, así como tus objetivos a largo plazo y los planes de acción que usarás para alcanzarlos. Un plan estratégico bien redactado puede desempeñar un papel fundamental en el crecimiento y el éxito de tu pequeña empresa, ya que les dice a ti y a tus empleados cómo responder mejor a las oportunidades y a los desafíos.
A pesar de los beneficios de contar con un plan estratégico, un número creciente de propietarios de pequeñas empresas no se centran en las estrategias a largo plazo de sus negocios. En una encuesta de Contacto Constante de 2018 a 1.005 propietarios de pequeñas empresas, el 63% dijo que planifican con sólo un año (o menos) de antelación.
Si eres uno de esos dueños de pequeños negocios, no es demasiado tarde para pensar de forma diferente. Tu éxito futuro depende de una planificación estratégica efectiva. Es un proceso de mirar hacia adelante que debe involucrar a toda tu empresa, y las discusiones pueden llevar a cambios significativos en tu negocio. La planificación estratégica consiste en analizar el negocio y establecer metas y objetivos realistas. Esto lleva a la creación de un documento formal que establece los puntos de vista y objetivos de la empresa para el futuro.
Beneficios de la planificación estratégica
El proceso de planificación estratégica puede llevar algún tiempo, pero es beneficioso para todos los involucrados. Como propietario de una pequeña empresa, tendrás una mejor idea de las metas y objetivos que quieres lograr y un camino para hacerlo. Para tus empleados, el proceso puede fomentar un aumento de la productividad, contribuyendo al éxito de la empresa.
Comunicar tu plan estratégico
El proceso de planificación estratégica debe involucrar a tus empleados. Tus empleados están involucrados en las operaciones diarias y pueden proporcionarte una visión única de la compañía. Los empleados pueden compartir contigo lo que piensan que es y no es trabajar con la empresa hoy, lo que puede informar su planificación para el futuro.
Además de tus empleados, es beneficioso llegar a personas ajenas a la empresa para obtener sus opiniones. Al igual que sus empleados, los vendedores tienen una perspectiva única sobre su industria. Habla con ellos sobre el negocio, y obtén sus pensamientos sobre cómo piensan que el panorama empresarial puede cambiar en el futuro.
La Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos recomienda que el proceso de planificación estratégica sea flexible. Cuando se reúna con tus empleados y con cualquier persona ajena a la empresa, recuerda que las discusiones deben fomentar nuevas ideas y pensamientos.
Aumentar la productividad
Involucrar a tus empleados en el proceso de planificación estratégica también significa que reciben un sentido de responsabilidad que puede aumentar la productividad. Tanto si contribuyeron en el proceso como si fueron informados de las metas y objetivos de la empresa después de la creación del plan estratégico, es más probable que quieran ayudarte a alcanzar esos objetivos.
Identificar las fortalezas y debilidades
Como parte del proceso de planificación estratégica, examinarás y analizarás todo tu negocio. Mirarás lo que tu negocio hace bien y las áreas donde todavía necesita mejorar. Al identificar las fortalezas y debilidades actuales de tu empresa, el proceso te da a ti y a tus empleados la oportunidad de mejorar en el futuro y convertirte en una empresa duradera minimizando los riesgos.
Aunque tengas una buena idea de en qué sobresale tu empresa y de las áreas que necesitan mejorar, no olvides involucrar a tus empleados. Puede que te digan algo que no se te haya ocurrido.
Establecer la dirección del negocio y fomentar un negocio proactivo
Al final del proceso de planificación estratégica, tú y tus empleados deben tener una dirección clara de hacia dónde quieren que vaya el negocio en el futuro. Estas discusiones y el proceso de planificación en sí mismo ayudan a poner a la empresa en la mejor posición para tener éxito en el futuro.
La planificación estratégica te da a ti y a tu empresa tiempo para averiguar cómo crecer en los próximos años y cómo abordar las nuevas oportunidades y desafíos. Piensa en los desafíos o problemas que tu empresa puede enfrentar en cuatro o cinco años y planifica en consecuencia, para que tu empresa no tropiece en el camino.
Conceptos erróneos de planificación estratégica
Hay muchos conceptos erróneos de planificación estratégica. Desde no tener suficiente tiempo o pensar que sólo beneficia a las empresas más grandes, hasta temer que ponga a su empresa en el camino equivocado, hay una variedad de razones por las que los propietarios de las empresas pueden ser cautelosos con la planificación estratégica. Pero no te alarmes; la planificación estratégica puede ayudar a tu empresa -grande o pequeña- y los beneficios superan con creces cualquier percepción negativa.
Independientemente del tamaño de tu empresa, un plan estratégico es beneficioso. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran corporación con cientos o miles de empleados, la planificación estratégica te ayuda a asegurarte de que la empresa va en la dirección correcta.
¿Pero cómo sabe si está dirigiendo la empresa en la dirección correcta? Las fases iniciales de la planificación estratégica se centran en la investigación y los debates. Las decisiones que toma durante la planificación estratégica no se basan en suposiciones; se basan en la investigación y la información que ha reunido mientras hablaba con sus empleados y con personas ajenas a la empresa.
El proceso de planificación estratégica puede parecer desalentador al principio, pero cuando se comprende lo que está en juego y cómo hacerlo, no es tan complicado. Lleva tiempo, pero la cantidad que inviertes en el proceso vale la pena cuando todos en tu empresa trabajan para lograr las metas y objetivos que has establecido.
El proceso tampoco obstaculiza la creatividad. Cuando te reúnes con tus empleados para la planificación estratégica, les pides a todos que tengan una discusión y una lluvia de ideas. El proceso de planificación estratégica pone las mentes de todos juntas para pensar en ideas creativas.
Si pasas por el proceso de planificación estratégica una vez, no pienses que no tendrás que hacerlo de nuevo. El plan estratégico es un documento vivo; debe cambiar con el tiempo. No es raro que los propietarios de empresas creen un plan estratégico con sus empleados y rara vez – o nunca – revisen el documento. Revisar y evaluar su plan estratégico regularmente te ayudará a mantenerte responsable y en el camino para lograr tus metas y objetivos.
¿Qué hace que la planificación estratégica sea exitosa?
La planificación estratégica exitosa implica un esfuerzo de equipo entre tú y tus empleados, así como entre tú y tus proveedores y otras personas externas. Cuanto más involucren a sus empleados en la planificación estratégica, mejor entenderán la estrategia que quiere tener para su negocio.
La planificación estratégica también debe ser flexible. Si bien es necesario tener metas y objetivos para su negocio, también tiene que ser capaz de adaptarse a los cambios. Puede llevarte más tiempo de lo esperado alcanzar un objetivo en particular; reconoce que esto no es un problema y que puedes incorporar cambios a tu plan para ponerte en una mejor posición para tener éxito.
Cuando la planificación estratégica tiene éxito, todos en tu empresa están de acuerdo con la dirección y los objetivos de la empresa. Cada individuo entiende lo que hace al negocio más fuerte y lo que necesita ser trabajado. Y es más probable que cada persona quiera contribuir al crecimiento y éxito del negocio.
¿Cuándo se debe hacer la planificación estratégica?
Cuando se trata de la planificación estratégica, se quiere empezar más pronto que tarde. No necesariamente tiene que hacerse en los primeros días o semanas de la vida de la empresa; es posible que desees estar en el negocio durante unos meses para darte una mejor idea de lo que funciona y lo que no.
Pero incluso si has sido propietario de tu negocio durante mucho tiempo, no es demasiado tarde para empezar con la planificación estratégica. Nunca es un mal momento para sentarse a pensar en el estado actual de su empresa y en dónde quieres estar en los próximos cinco o diez años. Cuando estés listo, reúne a tu equipo y programa reuniones regulares dedicadas a la planificación estratégica.
¿Dónde se equivocan los planes estratégicos?
La planificación estratégica es un compromiso continuo. Incluso si pasas por una ronda inicial de planificación estratégica y te lleva al desarrollo del primer plan estratégico de tu empresa, aún no está terminado. El plan tiene que ser implementado.
Los planes estratégicos también pueden salir mal si las metas y objetivos que se establecen no son realistas. Todo propietario de un negocio quiere ver crecer y tener éxito, pero si estableces una tasa de crecimiento demasiado ambiciosa, podría desalentarte a ti y a tus empleados.
Un plan estratégico exitoso requiere compromiso. Todo tu equipo necesita estar enfocado en el negocio y en llevar a cabo el plan estratégico. Si el plan estratégico no se utiliza regularmente o como base del negocio, tú y tus empleados pueden perder de vista la dirección y los objetivos de la empresa.
Las tres principales razones por las que la aplicación de la estrategia fracasa:
- Mala comunicación
- Falta de liderazgo
- Usando medidas erróneas
Revisando y actualizando tu plan estratégico
Un plan estratégico es un documento vivo. No pierdas el tiempo en crear un plan estratégico y luego ponerlo en el estante para recoger el polvo. Vive de acuerdo con él. Y actualiza regularmente tu plan estratégico. La frecuencia con la que debes actualizar tu plan estratégico depende de cómo funciona tu negocio.
Si su empresa trabaja en una industria de ritmo rápido y puede verse afectada por factores externos cambiantes, deberías revisar y actualizar tu plan estratégico con mayor frecuencia. Por ejemplo, si tu empresa opera dentro de la industria tecnológica en constante evolución, probablemente querrás revisar tu plan estratégico después de cada trimestre.
Como mínimo, deberías revisar tu plan estratégico cada año. Cuando revisas tu plan estratégico, estás mirando las suposiciones que se han hecho y comprobando la situación de tu negocio en relación con esas suposiciones. Lo que tu pensaste que serían desafíos y amenazas para tu negocio hace un año puede no ser lo mismo ahora. No tengas miedo de cambiar ninguna parte del plan estratégico. Si los factores externos están teniendo un mayor impacto en tu negocio de lo que pensabas inicialmente, puede que tengas que cambiar tus objetivos o metas.
La revisión regular es también una buena oportunidad para volver a revisar con tus empleados. Tus empleados te ayudaron a crear el plan estratégico del negocio y están tan involucrados en el éxito del mismo como tú. Dales un resumen de la situación actual del negocio. Habla con ellos para ver si las cosas han mejorado o si todavía tienen preocupaciones con el negocio, o si alguna de tus preocupaciones iniciales ha cambiado.
Después de revisar el plan estratégico, comparte cualquier cambio con tu equipo. Aunque no haya hecho ningún cambio, es una buena oportunidad para dar al resto de tu empresa tu opinión sobre el estado del negocio y confirmar que las cosas van por buen camino. También puedes animar a tus empleados a seguir trabajando duro para alcanzar las metas y objetivos del plan estratégico.
El proceso de planificación estratégica
Cuando se trata del proceso de planificación estratégica, piensa que tiene tres fases: discusión, desarrollo y revisión y actualización. El objetivo del proceso de planificación estratégica es asegurar que todos en la empresa estén alineados cuando se trata de las metas y objetivos de tu pequeña empresa, así como crear un documento formal de plan estratégico.
Fase de discusión
La fase de discusión tiene por objeto reunir la mayor cantidad de información, opiniones y aportaciones posibles. Establezca una reunión programada regularmente con los empleados y cualquier otro personal de su empresa que participará en la planificación estratégica. Asegúrate de tener una agenda y expectativas claras de lo que quieres lograr en cada reunión. Esto mantendrá las discusiones en el camino y ayudará a evitar distracciones. En las primeras reuniones, intenta responder a las preguntas que te ayudarán a definir el estado actual de la empresa, como por ejemplo, “¿Dónde estamos ahora?” y “¿Dónde están nuestros competidores?” Una vez que tengas una buena idea de dónde está el negocio, puedes centrarte en detalles específicos en futuras reuniones.
Además de las reuniones regulares con los empleados de tu empresa, también puedes contactar con proveedores, inversores, analistas y otras personas ajenas a la empresa para recabar información. Las personas externas tendrán una perspectiva única no sólo de su negocio, sino también de la industria en la que está operando. Obtener sus opiniones sobre dónde creen que va la industria y qué piensan que cambiará en el futuro puede ayudarte a elaborar tu plan estratégico y determinar dónde quieres que esté tu negocio en el futuro.
También puede realizar un análisis FODA. FODA significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Cuando realices un análisis FODA, tú y tus empleados examinarán qué es lo que hace bien tu empresa, dónde puede mejorar, cualquier oportunidad futura a perseguir que podría ayudar a facilitar el crecimiento y el éxito, y cualquier competidor o factor externo que podría impedir el éxito de la empresa.
Tus puntos fuertes deben ser bastante fáciles de identificar. Cuando discuta las debilidades de tu empresa, no tengas miedo de ser sincero. Todo negocio tiene debilidades y cosas en las que trabajar. Cualquier debilidad que tú y tus empleados noten significa que es algo que intentarán mejorar en el futuro con una iniciativa detallada delineada en el plan estratégico.
Las oportunidades disponibles para su negocio pueden ser bastante claras, mientras que identificar las amenazas para tu negocio puede ser más difícil. Hablar con personas ajenas a la empresa debería darte una buena idea de hacia dónde podría dirigirse la industria y si hay algún competidor o desafío importante que se avecina. Si puede identificar una serie de amenazas y desafíos para tu empresa en una fase temprana, se encuentra en una mejor posición para abordarlos si y cuando los encuentre en el futuro.
Fase de desarrollo
Después de que hayas recogido toda la información, es hora de la fase de desarrollo. Aquí es cuando comenzarás a armar el plan estratégico de tu negocio. Un plan estratégico consiste en cinco componentes clave: una declaración de visión, una declaración de misión, metas y objetivos, un plan de acción, y detalles sobre la frecuencia con la que el plan estratégico será revisado y actualizado.
Decide con tus empleados lo que vas a usar para crear el plan estratégico. ¿Va a comprar un software que te ayude a crear y alojar el plan? ¿O vas a crear el plan tú mismo y guardarlo en la nube para un acceso más fácil?
Cuando estés creando metas y objetivos para tu negocio, asegúrate de que sean realistas y medibles. Trabaja con tus empleados para crear metas y objetivos para al menos los próximos uno a tres años. Y discuta cómo se medirán y rastrearán estas metas y objetivos.
Por ejemplo, si tienes la meta de aumentar las ventas en un 10% en el próximo año, puedes rastrear esto midiendo los números de ventas. Igualmente importante es tener un plan de acción para lograr estas metas y objetivos. Si estás tratando de aumentar tus ventas en un 10% en un año, puedes buscar más marketing y difusión en los medios sociales como parte de tu plan de acción. Si un plan de acción no ayuda a tu negocio a alcanzar sus objetivos, el plan debe ser reescrito.
Fase de revisión y actualización
Una parte fundamental del plan estratégico debería abordar la frecuencia con que se revisará y actualizará. Designar a alguien que sea responsable de revisar, actualizar y compartir cualquier cambio con el resto de la compañía. Ya sea tú u otro empleado, querrás asegurarte de que todos en la empresa estén al tanto de los cambios y de cómo afectan al plan estratégico general.
El plan estratégico debe ser un documento fluido; no caigas en la trampa de crear el documento y dejarlo reposar en una estantería durante años. Si has desarrollado objetivos y planes de acción significativos, deberían ayudar a revisar regularmente el plan estratégico. Por ejemplo, si tu plan de acción requiere que pongas las cifras de ventas cada trimestre para hacer un seguimiento de los ingresos, podrías tomarte ese tiempo para revisar el resto del plan.
También puede establecer una alerta para comprobar el plan estratégico de forma regular. Ya sea cada pocos meses, cada trimestre o cada año, una alerta recurrente puede ayudarle a revisar y actualizar el documento.
Al revisar el plan estratégico, puede que descubras que no vas por buen camino para cumplir un objetivo o una meta que hayas establecido previamente. No te asustes. Reevalúe la situación y, si es necesario, discuta los problemas con tus empleados. Descubre qué salió mal y por qué tu negocio no va a la par; tal vez el objetivo era demasiado ambicioso o no era realista. Cambia la meta u objetivo y actualiza el plan de acción para ayudarte a volver al buen camino.
También es posible que tu pequeña empresa haya alcanzado una meta u objetivo antes de lo que pensaba. Si es así, puedes crear una nueva meta u objetivo en el que trabajar, o tratar de mantener el progreso que ya has hecho. Discute las ideas con tus empleados para ver qué piensan que es posible.
Plantilla de Planificación Estratégica
Una buena plantilla de planificación estratégica es como una lista de control. La plantilla incluirá diferentes secciones para que la completes y te ayude a cubrir una variedad de temas. Usar una plantilla completa te ayudará a asegurarte de que tienes un plan estratégico completo para tu negocio.
Puedes utilizar un software para tu plantilla de planificación estratégica, o puedes crear la tuya propia con Microsoft Word o Excel. También puedes descargar nuestra Plantilla de Planificación Estratégica para usarla.
Plantilla de Planificación Estratégica – Hyper Noir
- En la parte superior de tu plantilla, etiquétala como “Resumen Ejecutivo” y proporciona una visión general de tu negocio. Incluye el período de tiempo que estás viendo para el plan estratégico de tu negocio; por ejemplo, si el plan estratégico proporciona una perspectiva de tres a cinco años.
- Debajo de esta sección habría información sobre ” Tu empresa”. Aquí es donde pondrás tu declaración de misión, visión, valores e información sobre el liderazgo.
- Una sección sobre “Investigación” incluirá información sobre tus clientes y consumidores, la competencia y la industria.
- También puede crear una sección sobre “Productos y servicios”, en la que se detallarán los productos que vendes, la estrategia de precios, los sistemas y capacidades de entrega y los proveedores.
- Una sección de tu plantilla debe centrarse en “Objetivos medibles”. Éstas deben ser metas u objetivos realistas que quieres que tu negocio alcance dentro del período de tiempo que has establecido. No olvides incluir detalles sobre cómo se medirá el progreso de cada meta u objetivo.
- Ya sea que lo incluyas dentro de la sección de Metas Medibles o como un grupo independiente en la plantilla, no te olvides de tus “Planes de Acción”. Esto proporciona una visión general de cómo tú y tus empleados van a lograr sus metas y planes de negocios.
- También puede poner tu análisis FODA en la plantilla. Haz una lista de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identificadas en tu empresa. Recuerda ser honesto y sincero. Cuando revises tu plan estratégico en el futuro, puedes hacer referencia al análisis FODA inicial y comprobar qué es lo que ha cambiado.
- La última sección debe detallar “Revisiones y actualizaciones”. Explica con qué frecuencia debe revisarse el plan (cada pocos meses, trimestralmente, anualmente, etc.). Proporciona una lista de las personas que deberían ser responsables de revisar y actualizar el plan estratégico, así como de comunicar cualquier cambio a la empresa en general.
Ejemplos de planificación estratégica
Los planes estratégicos pueden variar, dependiendo del tipo de negocio que se opere o de la industria en la que se esté. Aquí hay algunos ejemplos de diferentes planes estratégicos:
Planes estratégicos para negocios
El plan estratégico de una empresa incluirá la declaración de la misión y la visión de la empresa, así como sus metas y objetivos y los planes de acción para alcanzarlos.
El plan estratégico es diferente de un plan de negocios. El plan de negocios se utiliza típicamente para ayudar a iniciar la empresa y adquirir los fondos necesarios para abrir las puertas. Un plan estratégico esboza la estrategia para el crecimiento y el éxito en el futuro utilizando los recursos existentes.
El plan estratégico de la Asociación Canadiense de Fútbol para 2014 a 2018 está lleno de información y detalles. Incluye un examen de la situación actual de la organización y de cuál será el enfoque en el futuro. Incluye las metas y objetivos de la Asociación de Fútbol del Canadá, así como las estrategias que utilizará para alcanzarlos.
Según los propietarios de pequeñas empresas, sus principales desafíos en 2017 fueron:
El 67% dijo que la falta de capital y/o flujo de caja
El 24% dijo que el manejo efectivo del tiempo
El 28% dijo que la comercialización o publicidad efectiva
Planes estratégicos para organizaciones sin fines de lucro
Un plan estratégico para una organización sin fines de lucro incluirá los mismos componentes clave. Un plan estratégico para una organización sin fines de lucro puede centrarse más en los factores internos y externos que pueden plantear cualquier amenaza o desafío a la organización. Dado que la estructura de una organización sin fines de lucro puede cambiar rápidamente debido a diferentes factores, el plan estratégico toma esto en cuenta y tiene como objetivo abordar los posibles cambios con anticipación.
El plan estratégico del Consejo de Minnesota de Organizaciones sin Fines de Lucro para 2010 a 2014 esboza la visión, la misión y la comunidad a la que sirve la organización, así como sus objetivos para el período de cuatro años. Cada objetivo incluye una descripción detallada de por qué es importante para el Consejo de Minnesota de Organizaciones sin Fines de Lucro, así como las estrategias involucradas para lograr esos objetivos. El plan también enumera las personas responsables de trabajar en el plan estratégico.
Planes estratégicos de TI
La industria de la tecnología de la información está cambiando constantemente. Esto significa que un plan estratégico para un negocio de TI debe identificar y abordar los cambios en el futuro lo mejor posible. Mientras que otros planes estratégicos de negocios pueden centrarse en los próximos tres o cuatro años, no es raro que un plan estratégico de TI se centre en el próximo año o año y medio.
Cuando se trata de desarrollar, revisar y actualizar su plan estratégico de TI, es importante involucrar al Director de Información de su empresa. El conjunto de conocimientos y habilidades de esta persona es útil para elaborar un plan estratégico para su negocio de tecnología. Además del Director de Información, tú y tus empleados pueden considerar si necesitan actualizar alguna parte de su infraestructura para cumplir con las metas y objetivos que han trazado en su plan estratégico.
Debido a la rapidez con que cambian las circunstancias, es posible que esté revisando tu plan estratégico de TI con más frecuencia que con otras empresas. Ajusta tu plan según sea necesario para poner a tu empresa en el mejor camino hacia el éxito. El plan también debe incluir detalles sobre cómo tomar una decisión cuando se trata de invertir en nuevos equipos o tecnología.
Planes Estratégicos de Marketing
El objetivo de un plan estratégico de marketing debe ser generar ventas para el negocio. Ya sea que se trate de aumentar las cifras de ventas en un 15% o de aumentar el número de clientes en el próximo trimestre, un plan estratégico de marketing ayuda a las empresas a generar más ingresos y a aumentar su base de clientes.
Un plan estratégico de marketing puede incluir tecnología de marketing, software o plataformas basadas en la web para ayudar a hacer un seguimiento del progreso de su negocio hacia sus objetivos. El plan también puede abordar los tipos específicos de marketing que la empresa buscará, por ejemplo, si tu empresa buscará la publicidad impresa tradicional o los anuncios digitales.
Dado que un plan estratégico de marketing tiene como objetivo aumentar la exposición y el número de empresas a través de diferentes técnicas y métodos, es una buena idea incluir el presupuesto en el documento. De esta manera, tú y tus empleados trabajarán para alcanzar las metas y objetivos de marketing que quieres lograr sin gastar demasiado dinero.
Centrarse en la estrategia a largo plazo de tu negocio es esencial. La planificación estratégica es tan importante como tener un plan de negocios y puede conducir al éxito de su negocio. Tú y tus empleados entenderán el estado actual de la empresa, la productividad aumentará a medida que todos trabajen para lograr los objetivos de la empresa, y te pondrás en una mejor posición para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir en el futuro.
